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2020年は新型コロナウイルス感染症拡大の影響もあり、テレワーク（リモートワーク）の普及が進みました。キーマンズネットが2020年7月に実施した「テレワークと勤怠管理システムの利用状況」（全回答者数103人）に関するアンケート調査によると、回答者の90%以上が、勤務先でテレワークを実施しているとの結果が出ています。テレワークはオフィスに出社する勤務形態とは異なるため、さまざまな課題があります。人事部門の頭を悩ませている勤怠管理も、課題のひとつでしょう。課題を解決するために、すでに多くの企業が勤怠管理システムを導入しています。先のアンケート調査でも、80%以上が導入済みと回答しています。

今年あらためて注目されることになった勤怠管理システムについて、クラウド型に焦点をあて、機能やメリット、無料版と有料版の比較などを見ていきます。

クラウド型勤怠管理システムとは

はじめに、クラウド型勤怠管理システムとは何かを押さえておきましょう。

クラウド型勤怠管理システムの概要

クラウドとは、利用者がインターネットを介して、場所や端末を選ばずアプリケーションにアクセスできる仕組みのことです。クラウドの登場以来、その利便性からさまざまな業務用アプリケーションがクラウド化されてきましたが、勤怠管理もそのひとつです。勤怠管理とは、社員の労働・休憩時間を正確に把握することで、使用者の義務として法律で定められています。とくにテレワーク化の環境では、タイムカードのようなオフィスに備えられた設備での勤怠管理が難しいため、インターネット環境で利用できるクラウド型勤怠管理システムは、非常に便利な存在といえるでしょう。また、自社でシステムを構築するオンプレミスよりも一般的に低コストで使えることも魅力です。

勤怠管理の基本的な内容については、「勤怠管理とは？いまさら聞けない人事・総務の基礎知識」の記事もご参照ください。

クラウド型勤怠管理システムのおもな機能

クラウド型勤怠管理システムの機能としては、おもに以下の4つが挙げられます。

1. 運用や環境に合わせた方法を選択できる打刻機能：打刻情報はCSVファイルとしても出力可能で他システムとの連携で照会が容易にできます。
2. フレックスやシフト、変形労働制などのさまざまな働き方に対応した勤怠管理機能：勤怠の実績や集計を打刻情報から自動で表示するため、管理に手間がかかりません。残業時間も自動集計で管理し、長時間労働が発生していないかどうかを容易に把握できます。
3. 勤務実績の分析機能：打刻情報からの勤務実績をさまざまな角度で集計し、恒常的に残業している従業員の業務負荷の削減を推進できます。また、対象を絞り込むことで、さまざまな集計データを作成できます。
4. アラート機能：見落としている勤怠の記入や承認、長時間労働者のピックアップなどのやるべきこと・注意すべきことを事前に通知します。

クラウド型勤怠管理を導入するメリット

さまざまな機能を備えるクラウド型勤怠管理システムを導入すると、以下のメリットがあります。

正確な出退勤時刻の入力

スマートフォンやタブレット端末から、環境を選ばず簡単に出退勤の打刻が可能です。不正打刻を防ぐと同時に、打刻記録のデータ化で手作業による転記ミスも防止できます。また、GPS機能を使えば外出中でも打刻時にいた場所の確認ができるため、虚偽報告を防ぐことも可能です。

給与計算システムとの連携

業務時間や雇用形態ごとに計算しなくてはいけない割り増し時間を、出退勤の打刻データから効率的に計算することが可能です。また、給与計算システムと連携させれば、給与計算業務も円滑に行え、手作業によるミスをなくせます。

バージョンアップや法改正に対する無償対応

法律や社内規定改正による変更を外部のクラウド運営会社に委託できます。変更対応は無償のところが多く、自社で変更処理する場合の人件費や運用コストが削減可能です。

データの効率的な活用

入力されたデータは当然保存されるので、部署ごとの比較や期間指定に応じたデータの分析が可能です。また、タイムカードでは月締め単位で労働時間を集計しますが、勤怠管理システムでは月中でも集計可能なため、人件費の基データをリアルタイムに把握できます。インターネット環境であればどこからでも同じデータを見ることができるので、複数拠点での管理も可能です。

多様性のある利用料によるコスト削減

サービスごとに利用料の形態が異なるので、企業の要望に合わせてコスト面で柔軟な計画を立てられます。自社で勤怠管理システムを構築する場合、利用の形態にかかわらずサーバーやソフトウェアを購入しなくてはならず、一定の費用がかかります。一方、クラウド型にはそうした初期投資費用がかからず、利用形態によっては自社で構築するよりもコストを抑えることができるのです。

クラウド型勤怠管理システムの有料版と無料版の違い

クラウド型勤怠管理システムのなかには、無料で提供されているものもあります。有料版とどのように違うのでしょうか。

選ぶシステムにより内容は異なりますが、無料版の多くは社員数や機能、データ保存期間、サポートに制限がつけられます。会社の規模や勤怠管理に求める機能が無料版でこと足りる範囲であれば、無料版は悪くない選択かもしれません。しかし、業績が伸び業務量も増えれば、社員数が増加することもあるでしょう。また、ときには保存期間を過ぎた勤怠データが必要になることもあります。たとえ現時点で問題がないように見えても、将来のことを考えて有料版を使うほうがよいでしょう。また、有料版であれば十分なサポートも受けられるので、費用に応じたメリットは十分にあるといえます。

クラウド型勤怠管理システムを選ぶ際のポイント

クラウド型勤怠管理システムを選ぶにあたってのポイントはあるのでしょうか。以下の点に着目してみてください。

機能性

勤怠業務に加えて他システムとの連携のように、どれだけ要望に応えられる機能があるかは重要なポイントです。高度な機能も大事ですが、使いこなせず、そもそも不要な機能であるならば意味がありません。また、せっかく導入しても社員にとって使いにくいサービスであれば、思うような効果を得られません。自社の勤務ルールと相性が良いか確認しておくことも必要です。無料トライアル期間を用意しているシステムもあるので、うまく利用しましょう。

費用

利用する人数によって料金は異なります。また、同じクラウド型勤怠システムでも提供会社によって初期費用の有無も違います。サービスによって費用は違うので、複数を比較・検討することが大切です。自社開発型の勤怠管理システムは、社員が数万人規模の巨大企業や、情報を社外に出せないといった制約がある企業には適しています。しかし、クラウド型より費用は高額となることが多いため、クラウド型、自社開発型のどちらが自社に適しているかをよく検討しましょう。

サポート体制

クラウド型勤怠管理システムでは、日々のサポートは月々の利用料金に含まれています。サービスを比較する際、対応する曜日や時間だけを確認するのでは不十分です。導入後、トラブルが発生したときや組織変更があったときなどに、すぐ対応を受けられる体制が整っているかまで確認しましょう。労務知識が豊富なサポート担当者に、自社独自の就業規則に合わせた設定をサポートしてもらえるかもポイントです。

クラウド型勤怠管理システムCC-BizMate

CC-BizMateは打刻管理、勤怠管理と工数管理／おしごと内容分析の3つで構成されたアプリケーションを提供しており、3機能のなかからそれぞれ単独での導入も可能です。クラウド型のためパソコンやスマートフォンからアクセスでき、視認性の高い勤怠管理画面は多くのお客様から評価をいただいています。また、ToDoリストやアラート機能といった、何をしなければいけないのか、どこに注意しなければならないのか、といったポイントがトップ画面に集約されており、人事・労務担当者の日々の業務を強力に支援します。そのほか、詳しい機能については以下のページでご覧いただけます。
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勤怠管理システムはクラウド型がおすすめ

勤怠管理システムを新しく導入するのであれば、機能や費用、運用面を考えるとクラウド型がおすすめです。無料版もありますが、サービス内容が限定されることを考えれば有料版のほうがいいでしょう。今回紹介した選定のポイントも参考にしながら、自社に適したサービスを探してみてください。

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