クラウド型プロジェクト管理ツール導入で作業効率アップ！

働き方改革 / 工数管理 / クラウド

記事公開日：2017年8月28日
記事更新日：2022年6月13日

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1 クラウド型プロジェクト管理ツール導入で作業効率アップ！

クラウド型プロジェクト管理ツール導入で作業効率アップ！

プロジェクト管理ツールは、新しいプロジェクトやサービスをつくりあげるためのツールのひとつです。進捗状況をリアルタイムで管理でき、プロジェクト成功の助けになります。近年は、クラウド型も登場しました。そんなプロジェクト管理ツールの機能と、特にクラウド型のツール導入によって期待できる効果についてご紹介します。

プロジェクト成功に必要なPDCAサイクルとQCDの向上

プロジェクトを成功に導くためには、PDCAサイクルとQCDを向上させることが必要です。PDCAサイクルとは、以下の「Plan（計画）」、「Do（実行）」、「Check（確認）」、「Act（改善）」の4つの要素を繰り返すことで、プロジェクトの完成度を高める手法です。

Plan：プロジェクトをいくつかの段階に分け、1つずつタスクを計画する
Do：計画したタスクを実行する
Check：実行したタスクが、計画通りの内容や納期で完了できているかを確認する
Act：確認によって浮き彫りになった問題を修正し、解決する

また、新しいものを創り出すだけではなく、QCDを向上させることも大切です。QCDは、「Quality（品質）」、「Cost（コスト）」、「Delivery（納期）」の3つの要素です。QCDが高まると、顧客の満足度も高めることにつながります。

プロジェクトの管理者を強力にサポートするツール

新しいプロジェクトやサービスの開発をスタートするときは、複数人のグループで課題を分担することがほとんどです。分担して与えられた課題に取り組むとなると、誰かが管理者となり、プロジェクトの進行管理をする必要があります。このときに管理者を助けるのが、プロジェクト管理ツールなのです。

プロジェクト管理ツールにはさまざまなタイプがあり、特長も異なります。たとえば、入力データを自動で処理する機能がついているツールは、大量のデータを扱うプロジェクトを管理するのに適しています。自動入力により、今まで人の手で行っていたグラフ作成やデータ処理、報告書の作成などを自動化できれば、業務負荷の軽減にもつながります。中には、データを自動入力するだけでなく、分析まで自動化できるものもあります。分析までできれば、プロジェクトの進捗管理をしながらのコスト管理も同時に可能です。

プロジェクトをスムーズに進めるためにも、プロジェクト管理ツール選びは重要です。機能が多ければいいというものでもなく、管理者を含めた参加メンバーが「一番使いやすい」と思えるツールを利用することが効率アップにもつながります。

クラウド型プロジェクト管理ツールを導入すればさらに効率アップ

最近は、数あるプロジェクト管理ツールの中でも、クラウド型の需要が高まっています。クラウド型にした場合、社内サーバを運用して行う専用のシステムよりも、手軽で利用料がリーズナブルであることが魅力の1つですが、それ以外にも大きく分けて3つのメリットが考えられます。

インターネット環境さえあればアクセスできる

クラウド型プロジェクト管理ツールなら、データをインターネット上に蓄積できます。つまり、インターネットに接続できる環境さえ整えば、世界中どこからでもツールを利用できる、ということです。管理者が場所を問わずプロジェクトの進行を把握できることは大きなメリットですし、一歩進んでプロジェクト内の会議自体を削減することもできるかもしれません。また、クラウド型プロジェクト管理ツールを利用すれば、国内・国外といった就業場所や、内勤・外勤・在宅などの雇用状態に関わらず、フラットな状態で人材を見極めやすくなります。人材登用の対象が広がることは、プロジェクトの短期達成にも効果的だといえるでしょう。

進捗管理

進捗管理機能は、「タスクがスムーズに進行しているか」、「一つのタスクにどのくらい時間がかかるか」などを可視化できる機能です。リアルタイムでタスクの実行状況が分かるので、「誰の手が空いているか」、「このスキルは誰が一番得意か」もひと目で確認できます。状況がリアルタイムで把握できれば、業務の分担の見直しや、労働環境の改善にも効果的です。結果的に納期の短縮やコストダウンにもつながると考えられます。

情報共有

情報共有機能は、メンバー同士のコミュニケーションをサポートする機能です。紙媒体や、個人個人のパソコンでファイルを保存している場合は、「担当者しかファイルの保存場所を知らない」という問題が起こりやすいです。しかし、クラウド型プロジェクト管理ツールを使えば、ファイルやデータをクラウド上で共有し、いつでも必要なときに必要なファイルを受け渡すことができます。やりとりに余分な時間や手間がかからなければ、プロジェクトの進行もスピーディになり、効率化が見込めます。

クラウド型プロジェクト管理ツール導入で無駄な労働時間もカット

クラウド型プロジェクト管理ツールによって進捗状況を可視化し、業務の分担を見直すことは、企業にとってもさまざまなメリットがあります。

労働時間は「従業員が会社の命令による業務を行うために、自由がきかない時間」です。しかし、実際の勤務では、時間外の作業準備や終業後の整理整頓・掃除など、労働時間かどうか判断が難しいグレーゾーンが存在します。従業員が自主的に行うことが多いとはいえ、企業側は「労働時間ではない」と安易に判断できません。万が一裁判になれば、労働時間と判断され「残業代を支払いなさい」といわれるリスクがあるからです。

クラウド型プロジェクト管理ツールによる状況の可視化は、「明日でいい仕事なのにだらだら残って仕事している」、「分担を変えれば時間外労働をしなくてもすむ」など、非効率な労働時間の発見につながります。そして、労働環境が改善すれば、従業員の負担はもちろん、過重労働や残業代未払いなどのリスクも減らせるのです。

こうした労働時間の削減については、厚生労働省も「職場意識改善助成金」として後押ししています。「職場意識改善助成金」とは、企業が労務管理用ソフトウェアの導入・更新や労務管理用機器の導入・更新などを行った場合に、一部費用の助成をするというものです。

プロジェクトを立ち上げるならクラウド型プロジェクト管理ツールの利用がおすすめ

プロジェクト管理ツールは、管理者の負担を減らしながら新しいプロジェクトを成功させるために、なくてはならないツールです。中でも、クラウド型プロジェクト管理ツールを導入することは、新たな人材活用のチャンスや、コスト削減に効果的です。さらに、業務を可視化、効率化することで、労働環境を是正することにもつながります。プロジェクト成功のために、ぜひクラウド型プロジェクト管理ツールの導入を検討してはいかがでしょうか。

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