工数管理を始めよう！Excelとツールの活用法を紹介
働き方改革 / 工数管理
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工数管理を始めよう！Excelとツールの活用法を紹介
「 働き方改革」の動きが活発になると、会社全体としての利益管理だけでなく、社員一人ひとりやプロジェクト単位での工数管理がより一層求められてきます。社員の各タスクへの所要時間を把握できなくては、最適な人的リソースの把握も難しいからです。
また、利益最大化のためだけでなく、過重労働を改善するための手法としても工数管理の必要性が高まっています。そこで今回は、工数管理の重要性と、導入としてのExcel管理、発展としてのツール管理、それぞれの特徴について紹介します。
工数管理がなぜ重要なのか？
「工数」とは「作業時間」ともとらえられ、プロジェクトや業務を達成するまでの社員一人ひとりの所要時間のことを指します。この作業時間を「管理」し、コストを正しく把握することは会社にとって大変重要です。人件費を算出できるだけでなく、社員の生産性や効率も把握することができるため、時にはそれらの改善を図り、全体的な利益の底上げを期待することも可能だからです。
会社経営というのは、可能な限り利益を最大化することが重要です。会社全体としての利益だけでなく、プロジェクト単位での利益も算出することで、より具体的で、深みのある改善案を打つことができるようになります。
また、近年過重労働対策への社会的な取り組みが本格化しています。それによって、雇い主は、社員の就業時間を正しく把握することを求められています。そのような状況において、工数管理をして社員の負担を把握し、人的リソースの再配分を行うことで、社員への負担を軽減することにもつながります。
まずはExcelで始めてみるという手も
まずは工数管理をExcelで始めてみるという手法も大変お勧めです。たとえば、管理者がプロジェクトメンバーの人数ごとのファイルをメンバーに展開し、1日ごとに1セルずつ作業時間を入力してもらいます。60分であれば「1」、30分であれば「0.5」というように、単位をそろえるようにしてください。1カ月後にメンバーからこれらのファイルを収集し、データをまとめ、ピボットテーブルで各メンバーの名前ごとの作業時間を分析するのです。こうすることで、作業時間が見える化できます。
また、使い慣れたExcelであれば、比較的導入もしやすく、編集や、一定レベルまでのアプローチで分析をすることも可能なはずです。ポイントは、社員に忘れず毎日記録させるということです。この点が抜けると全体的なデータとしても役に立たなくなってしまうからです。
なお、インターネット上では、Excelでの工数管理用のテンプレートも提供されていることがあります。まだ試したことのない管理者は、効果測定のためにも一度Excelから導入してみるというのも良いかもしれません。
本格的に管理したいならExcelでは限界？
Excelは簡単で便利ではあるのですが、やはり更に高度な分析や、効率性を求める場合だとExcelには限界があります。たとえば、管理者はメンバーが本当に毎日記録をつけているかどうかの確認にも手間がかかりますし、記録できていなかった場合、もしくは異常な実績になっている場合などに、通知を受けることもできません。時間が経った後にこれらの事態に気づくようでは、確認と修正のために余分な工数がかかることは容易に想像がつきます。
実際、工数管理の必要性は認識されつつも、なかなか実現できていない企業が多いようです。例えば、顧客へのIT導入を業務として行っているIT企業でも、意外と自社ではきちんとした勤怠管理の仕組みが導入されていないことがあります。いわゆる「医者の不養生」という現象です。
工数管理が簡単には実現できない理由は、大きく2つあります。
(1)工数入力の手間
(2)プロジェクトコードの管理
これらを解決するには、より本格的なツールを導入するほうが便利です。
工数管理が実現できない理由についてより詳しく知りたい方はこちらの記事もお読みください。
ツールの種類にもよりますが、前述のアラート機能に加え、確認作業の迅速化、作業予測時間と実績の一括管理、視覚的な効果での一覧表示など、Excelでは実現できなかったような機能があることがほとんどです。もちろん、実績の計算の自動化もされますので、運用フェーズだけでなく、後の分析フェーズにおいても確実に効率は上がるといえるのではないでしょうか。
工数管理ツールはフリーと有料どちらを選ぶ？
では、具体的にどのように工数管理ツールを選べば良いのでしょうか？ 無料プランのあるツールから有料で機能が充実したもの、クラウド型かインストール型か、などさまざま工数管理ツールが存在します。以下に具体的なツールをいくつか紹介しますので、機能やコストを比較しながら、自社に合ったものを選びましょう。
TIME TRACKER NX
TIME TRACKER NXはソフトウェア開発、ハード設計などの知識労働・デスクワーク業務における工数管理・プロジェクト管理のためのツールです。「1分でできる工数入力」をテーマに、ドラッグ＆ドロップ入力をサポートするなど、操作のしやすさが特徴で、Excel管理からの卒業を考える企業様におすすめです。
■特徴
・ドラッグ＆ドロップ操作による計画作成や工数入力
・工数や進捗状況のリアルタイム共有
・Excel連携
・「ダッシュボード」「クイックレポート」によるプロジェクトの可視化
■価格
StandardEdtion \180,000～ ※評価版あり
■提供会社
株式会社デンソークリエイト
InnoPM
InnoPMは工数管理に特化したプロジェクト管理機能を提供するクラウドサービスです。
TIME TRACKER NXと同様に日々の工数入力を抵抗なく行うための工夫がなされており、クラウドということも相まって、気軽に始めやすいサービスとなっています。
■特徴
・ドラッグ＆ドロップなど直感的な操作で簡単工数入力
・工数管理に特化した機能
・クラウド型サービス
・スマートフォン、タブレット対応
■価格
月額\5,000～ ※最大２ヶ月間無料
■提供会社
株式会社電縁
Redmine
Redmineはオープンソースのプロジェクト管理ツールで、プロジェクト毎にタスクチケットを発行し、進捗を複数人で共有しながら管理することができます。導入に際しては環境構築が必要になりますが、フォーラムやWikiなどコミュニティが充実しており、困ることは少ないでしょう。何より無料（フリー）で利用できる点が最大の強みです。
■特徴
・プロジェクト毎にタスクチケットを発行し、複数人で進捗を共有
・オープンソース
・プラグインで拡張可能
■価格
無料（フリー）
CC-BizMate
CC-BizMateは工数入力もできる勤怠管理クラウドサービスです。
勤怠管理サービスにも関わらず工数管理機能を標準搭載という点が最大の特長です。
また、1日の勤務の内訳として工数を入力する仕組みのため、勤怠と工数を別のシステムで入力する煩わしさから解放されることでしょう。
また、シフト管理や打刻管理、各種集計といった基本機能に加え、残業予測や安否確認といった一歩進んだ機能機能も充実しております。
■特徴
・勤怠と同時に簡単工数入力
・工数集計およびCSV出力機能
・クラウド型サービス
・充実の勤怠管理機能
・スマートフォン、従来型携帯対応
■価格
月額\20,000～ ※１ヶ月間無料
■提供会社
株式会社クロスキャット
時代が求める工数管理
工数管理の重要性が業界問わず広がってきています。会社の利益を最大化するためだけというよりは、日本国内の従来の働き方を問い直すような時代の流れの力が働いているからです。これから雇い主や管理者は、今まで以上に社員の働き方と負担を把握し、時代に合った組織運営を進めることが必要になってくるのではないでしょうか。
そうした意味でも、工数管理をまだ導入したことがないという企業は、まずはお手軽なExcelで管理することから始めてみてはどうでしょうか。効果が理解できたら、更に効率を上げるために、工数管理ツールを導入するのがおすすめです。
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