はじめに
タイムカードは、従業員の労働時間を記録するための重要なツールです。日本の労働基準法においては、従業員の労働時間や出退勤状況を正確に管理することが義務付けられており、企業にとってタイムカードの適切な保管は、法令遵守の観点から欠かせません。労働時間に基づく残業代の計算や、労働基準監督署からの監査に対応するためには、正確で信頼性のあるタイムカードの管理と保管が求められます。また、労働者にとっても、タイムカードは自分の労働時間が正しく記録されているか確認するための重要な手段です。適切に管理されたタイムカードは、労働者の権利を守り、不正な残業時間の請求や未払い賃金の発生を防止する役割を果たします。

本記事では、タイムカードの保管期間についての最新情報を紹介し、法律に基づく保管期間や適切な保管方法、注意点について詳しく解説します。さらに、2024年における最新の法改正やトレンドを踏まえた新しい保管方法やテクノロジーの導入事例についても触れ、企業が今後タイムカードの管理においてどのような対策を取るべきかを考察していきます。

第1章　タイムカードの法定保管期間

法律で定められたタイムカードの保管期間の解説

タイムカードは従業員の勤務時間を正確に記録するために使用され、労働基準法第109条に基づいて法律上は5年間の保管が義務付けられています。この保管期間は、未払い残業代の請求や労働基準監督署の監査に備えるために必要です。タイムカードは、従業員がどれだけの時間を働いたかを証明する重要な資料であり、残業代や賃金計算の根拠となります。

3年間という保管期間は、未払い賃金の請求権が労働基準法に基づき経過措置として3年間有効とされていることに由来しています。しかし、法律上は未払い賃金の請求権は5年間有効です。現在は経過措置として3年とされているものの、将来的には5年の請求権が適用されることを見据え、企業はこの点を明確に認識し、タイムカードや賃金に関する記録を適切に管理・保管する体制を整えておく必要があります。万が一、労働基準監督署から調査が入った際や従業員から未払賃金の請求を受けた場合、タイムカードを適切に保管していれば、容易に実態確認ができ、しかるべき対応ができます。

違反時のリスクと罰則

タイムカードの保管期間を守らなかった場合、企業にはさまざまなリスクが伴います。例えば、労働基準監督署の監査時にタイムカードが不足していたり、適切に保管されていなかったりする場合、企業は労働基準法違反とみなされ、30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。労働者から未払い賃金の請求が行われた際に、タイムカードが正確に保管されていなければ、企業側が不利な立場に立たされることも少なくありません。タイムカードが保管されていない、または不備がある場合、労働者の主張が優先される傾向があり、企業は残業代の支払いに加えて、遅延損害金や悪質な場合は付加金の支払いが命じられる可能性もあります。を命じられる可能性があります。このようなリスクを回避するためにも、タイムカードの適切な保管は不可欠です。

第2章　タイムカードの適切な保管方法

タイムカードの保管に適した方法やツールの紹介

タイムカードを適切に保管するためには、まず物理的な保管場所と保管方法を整備する必要があります。紙のタイムカードを使用している場合、湿気や火災、盗難などのリスクから守るため、安全で信頼性の高い保管環境を確保することが重要です。以下のようなツールや方法を活用することで、タイムカードの保管が効率的に行えます。

1. ファイリングシステムの活用 紙のタイムカードを保管する際には、従業員別、部署別、年度別などで適切に分類し、整理することが重要です。ファイリングシステムを導入することで、タイムカードをすぐに取り出せるようにし、紛失や管理の混乱を防ぎます。また、必要なときに迅速にデータを検索できるため、監査や労働者からの問い合わせにも迅速に対応できます。
2. 耐火キャビネットや防湿保管庫の使用 火災や自然災害、湿気などによるタイムカードの破損や紛失を防ぐため、耐火キャビネットや防湿保管庫を使用することが推奨されます。これにより、タイムカードを安全に保管でき、突発的な災害からもデータを守ることが可能です。

電子化による効率的な保管のメリット

最近では、タイムカードの電子化が進んでおり、多くの企業で電子タイムカードシステムが導入されています。これにより、紙のタイムカードを保管するための物理的なスペースを必要とせず、効率的なデータ管理が可能となります。電子化には以下のようなメリットがあります。

1. デジタル化による業務の効率化 電子タイムカードシステムを導入することで、従業員の勤務時間の自動集計が可能となり、手作業による集計ミスやデータ入力のエラーを防ぐことができます。また、電子化されたデータはクラウド上に保存されるため、保管スペースを節約できるほか、必要なデータを迅速に検索・参照することが可能です。
2. セキュリティの強化 電子化されたタイムカードは、パスワード保護や暗号化技術を使用して保護され、外部からの不正アクセスやデータ改ざんを防ぐことができます。また、クラウド上で自動的にバックアップが行われるため、データが消失するリスクを大幅に減らすことができます。
3. 法定保管期間を超えた保管も容易 電子タイムカードは、データが電子的に保存されるため、法定の５年間（経過措置で3年間）の長期保管も容易に行えます。これにより、過去のデータを簡単に参照でき、将来的なトラブル対応にも対応しやすくなります。

第3章　保管時の注意点とトラブル回避策

タイムカードの保管を適切に行うためには、紛失や改ざんの防止が最も重要です。紙のタイムカードは、物理的な損失や劣化のリスクがあるため、保管環境を厳密に整えることが必要です。電子タイムカードの場合も、データの不正アクセスや改ざんが起こらないよう、適切なセキュリティ対策を講じることが不可欠です。企業がタイムカードを適切に管理し、紛失や改ざんのリスクを最小限に抑えるためには、以下のポイントに注意する必要があります。

紛失や改ざん防止のための注意点

1. アクセス権の管理 タイムカードデータに対するアクセス権の管理は非常に重要です。特に電子タイムカードの場合、データにアクセスできる範囲を制限し、権限を厳密に管理する必要があります。従業員の勤務時間に関するデータは、閲覧のみが許可され、データの変更や削除は管理者のみが行えるように設定します。このような管理体制により、データの改ざんを防ぎ、タイムカードの信頼性を確保することが可能です。
   • 管理者権限の設定：特定の管理者のみがデータに対して修正や削除の操作ができるようにし、他の従業員には閲覧のみの権限を付与することで、セキュリティを強化します。
   • アクセスログの記録：誰がいつどのデータにアクセスしたかを記録することで、不正アクセスやデータ改ざんの疑いがある場合に追跡できるようにします。
2. 定期的なバックアップの実施 紙のタイムカードの場合、自然災害や偶発的な事故による紛失や破損を防ぐため、定期的に複製を作成し、別の場所に保管することが推奨されます。たとえば、原本を保管している場所とは異なるオフィスや専用の保管施設にコピーを置くことで、火災や洪水などのリスクに備えることができます。
   電子タイムカードの場合は、クラウド上にデータを保存することが一般的ですが、それでも定期的にバックアップを実施し、複数の異なる場所に保存しておくことでデータ消失のリスクを軽減できます。万が一のトラブルに備えて、バックアップのスケジュールを自動化することが望ましく、バックアップデータが正しく保存されているか、定期的に確認することも重要です。
   • 複数のバックアップの作成：バックアップは複数の異なる場所や媒体に保存することで、いずれかの媒体が故障したり、データが破損した場合でも復元可能な状態を保つことができます。
   • 自動バックアップの設定：電子タイムカードシステムにおいて、クラウドやローカルサーバーでのバックアップを自動化し、定期的にデータを複製・保存することで、データ喪失のリスクを最小限に抑えます。
3. 紙のタイムカードの保管環境の最適化 紙のタイムカードは、湿気や火災、盗難のリスクにさらされやすいため、保管環境の選定が重要です。たとえば、耐火キャビネットや防湿保管庫を使用することで、タイムカードを物理的な損傷から守ることが可能です。また、タイムカードを年度別、従業員別に分類してファイリングシステムを導入し、整理整頓された状態で保管することも推奨されます。必要なタイムカードを迅速に取り出せるようにするため、ラベル付けや目録の作成も有効です。
4. 電子タイムカードのセキュリティ強化 電子化されたタイムカードデータに対するセキュリティ対策も不可欠です。特にクラウドベースでデータを管理する場合、パスワード保護やデータの暗号化技術を活用して、不正アクセスを防ぎます。定期的にセキュリティソフトを更新し、最新の脅威に対応できる体制を整えることが求められます。
   • 暗号化技術の導入：データを外部に漏洩させないために、タイムカードデータを暗号化し、厳重に保護します。これにより、万が一データが流出しても、内容を解析されるリスクが低減します。

企業が直面しがちなトラブルとその対策

タイムカードの保管が不十分であると、企業は多くのトラブルに直面する可能性があります。監査時や労働者からの訴訟において、タイムカードの記録が不備であったり、紛失していたりすると、企業側が不利な立場に立たされることがあります。以下は、よくあるトラブルとその対策です。

1. 監査対応のための準備 労働基準監督署の監査に備え、タイムカードデータを常に最新の状態に保ち、必要に応じてすぐに提出できる体制を整えておくことが重要です。電子タイムカードシステムを導入している企業では、データの検索や提出が迅速に行える機能を活用し、スムーズに対応できるよう準備しておきます。
   • 監査用データの整理：監査が行われた際に、迅速にタイムカードデータを提出できるよう、データを定期的に整理し、必要な資料を事前に用意しておくことが重要です。
   • 監査対応マニュアルの作成：監査が入った場合に備え、社内での対応手順や責任者を明確にしたマニュアルを作成し、従業員に周知徹底することで、トラブル時の対応を迅速に進めることができます。
2. タイムカードの改ざん防止 紙のタイムカードでは、従業員自身が記録内容を確認し、署名や捺印を行うことで、後からの改ざんを防ぐことができます。記録された日付や時間を変更することができないように、日々の記録を厳密に行い、正確な記録を保つことが重要です。
   • 日付や時間の明確化：記録された出勤・退勤時間に日付や社員番号を明確に記載し、タイムカードの内容を従業員に確認させることで、記録の信頼性を確保します。
   • 電子タイムカードの変更履歴機能：電子システムでは、誰が、いつ、どのデータを変更したかを自動的に記録する「変更履歴機能」を活用します。これにより、データが不正に改ざんされた場合でも、追跡可能で透明性の高い管理が実現します。

トラブル防止のための対策まとめ

タイムカードの適切な保管と管理は、企業にとって法令遵守やトラブル防止に直結する重要な業務です。企業が直面するリスクを最小限に抑えるためには、紛失や改ざん防止、バックアップの実施、セキュリティ対策の強化が不可欠です。監査や訴訟に備えて、常に最新のデータを整備し、アクセス管理や改ざん防止の体制を整えることで、企業の信頼性を高め、健全な労働環境を維持することができます。

第4章　タイムカード保管の最新動向

2024年の最新の法改正やトレンド情報

2024年の労働基準法の改正に伴い、労働時間管理のデジタル化がさらに加速しています。近年はクラウドベースの勤怠管理システムの普及が進み、多くの企業が従来の紙のタイムカードから電子化されたシステムに移行しているため、企業はより正確で効率的な労働時間管理を実現でき、法的リスクも軽減されます。
また、残業時間の上限規制が強化されており、企業は従業員の労働時間を厳密に管理し、適切な残業管理を行うことが義務化されており、タイムカードの正確な記録と保管が、ますます重要になっているのです。

新たな保管方法やテクノロジーの導入事例

AIやビッグデータ解析を活用した労働時間管理の新しいシステムが導入され、企業の効率化を支援しています。たとえば、AIを活用して従業員の労働時間をリアルタイムで監視し、異常な労働時間を検知するシステムが普及したので、サービス残業や過労のリスクを未然に防ぎ、健全な労働環境の維持が可能となります。

ブロックチェーン技術を活用したタイムカードの保管も注目されています。ブロックチェーンは改ざんが非常に難しい技術であるため、労働時間の透明性を確保し、信頼性の高いデータ管理を行うことができます。最新技術を取り入れることで、企業は効率的かつ安全なタイムカード管理を実現し、法令遵守を強化できます。

まとめ
この記事では、タイムカードの保管期間や適切な管理方法について詳しく解説しました。日本の労働基準法に基づき、タイムカードは法律上5年間（経過措置で3年間）の保管が義務付けられており、未払い残業代の請求や労働基準監督署の監査に備えるための重要な証拠資料となります。違反した場合、罰金などの法的リスクが生じるため、タイムカードの適切な保管が不可欠です。

また、タイムカードの電子化により、物理的な保管スペースの節約や業務の効率化が期待でき、データの検索やバックアップが容易に行えるメリットがあります。紛失や改ざんを防ぐためには、適切なアクセス権管理や定期的なバックアップの実施が重要です。

監修者名：社会保険労務士・行政書士オフィスウィング　板羽愛由実