タイムカードが原因だった!?生産性向上が難しい「働き方改革」はまずここから！

働き方改革

記事公開日：2017年8月13日
記事更新日：2022年6月13日

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タイムカードが原因だった!?生産性向上が難しい「働き方改革」はまずここから！

法改正による時間外労働の上限規制導入など、いわゆる「働き方改革」の実現が話題となっています。具体的に取り組んでいかなければとは思っても、どこから手をつけていいのか分からない。労働環境を見直そうといわれても、これまでの日本企業はあまりに画一的。戸惑っている担当者もいるかもしれません。働き方を変える第一歩としてタイムカードを卒業することから始めてみましょう。

物理的な制約からの解放

打刻機(タイムレコーダー)にとらわれない勤怠管理は、無駄のない活動ができるため、生産性の向上につながります。すなわち、残業時間の抑制に効果があるのです。
例えば、タイムカードを打刻するためだけにわざわざ打刻機(タイムレコーダー)の前まで行くのに浪費している時間も、一つひとつは僅かでも、積み重なると膨大な時間の浪費となります。このような勤怠にまつわる労働時間の浪費は、勤怠管理システムの導入により解消が可能です。

膨大な集計作業が不要に

現在の勤怠管理を、タイムカードやExcelに入力するなどの方法で行っている場合、担当者にとっては大きな負担になります。

まず、必ず月に1度集計作業が発生することです。担当者の作業は短期間に集中することになり、担当者の残業時間増加につながりかねません。さらに、人の手によるものなので、計算ミスが出る可能性もあります。また、労働基準法では、使用者は労働時間の記録に関する書類について3年間保存することが定められています。この書類の保管にも、意外に大きなスペースが使われているのです。

このような従来の集計作業に比べて、勤怠管理システムは集計をリアルタイムに自動で行います。そのため、担当者への負担が軽減されます。

紙媒体を使わず詳細な勤怠管理が可能に

世の中には、タイムカードアプリのようなお手軽なものから、本格的なものまで数多くの勤怠管理システムが存在します。

どのような勤怠管理システムが自社に合うか悩んでいる方は、以下のブログを参考にしてみてはいかがでしょうか？

3つの導入タイプから選ぶ｜勤怠管理システム徹底比較

また、勤怠管理システムの導入には次のような利点もあります。

生産性の向上

あるプロジェクトに負荷が集中しているといった詳細なデータをリアルタイムで把握できる機能があります。それにより、プロジェクトの内容に合わせて即時に有効な措置を講じることができます。

打刻機(タイムレコーダー)を利用したタイムカードによる打刻の場合、タイムカードの押し忘れが発生してしまいます。押し忘れが発生すると、出退勤時刻の修正に多くの時間を費やしてしまい、その時間でできたはずの作業ができなくなってしまい、結果的に生産性を下げてしまう恐れがあるのです。

分析用データとして利用可能

近年、企業の人事においてはデータ分析の重要性がとりわけ高まってきています。その理由は、人件費の削減、生産性の向上や、評価・昇進などに用いるためです。しかし、「日本の人事部」の調査レポートによれば、基幹となる評価・等級制度の設計分野においてもデータ分析結果の活用がされていない事例が多いのが実情です。
これは、従来の勤怠データでは出退勤の時刻や時間外労働の時間数以外を表すことが難しいためです。

データ分析が重要となるもうひとつの理由は、「働き方改革」の長時間労働の是正にあります。労働時間の短縮にとどまらず、健康で働きやすい職場環境の整備が対策のひとつとなっています。それにはメンタルヘルス対策の推進といったことも含まれているのです。この分野においても従来に比べ詳細な勤怠データが分析用として利用可能になるでしょう。各社員別の負荷状況、勤務予定時間と実績の差が大きいことなどが明確であるからです。

物理的なメリット

先にも述べたように、紙媒体での記録保管にはかなりの場所を使っています。勤怠管理システムではデジタルデータでの管理になるので、空いたスペースはほかのことに活用できるでしょう。

労働基準監督署の監査への対応

労務管理担当者の負担が大きい業務のひとつに、労働基準監督署の監査への対応があります。
例としてタイムカードやExcelに入力するなど、従来型の勤怠管理方法を使っているとしましょう。その場合、前述の理由から、実態の把握に大きな手間がかかります。また、その詳細を求めるには限界があるともいえます。

また監査の目的は、「労働者の健康問題」にあります。対応の基礎は、会社として「従業員の健康問題に対しての考え方と取り組み」をはっきりと形にしておくことです。勤怠管理システムを導入していた場合、リアルタイムでの残業予測や負荷状況グラフを見ることができます。時間外労働時間の超過を未然に防ぐことが可能になるのです。限度時間オーバーに関してのアラート機能があれば、使用者・従業員の双方に注意を促すこともできるでしょう。
結果、時間外労働は抑制され、36協定違反の心配も解消されます。システムにより勤怠管理をしていること自体が従業員の健康問題に対する形ある取り組みとなるのです。