これからの就業管理はクラウド化で手間とコストを削減

勤怠管理

記事公開日：2017年8月28日
記事更新日：2022年6月13日

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1 これからの就業管理はクラウド化で手間とコストを削減

これからの就業管理はクラウド化で手間とコストを削減

「就業管理」は、従業員の労働状況を把握・管理することの総称で、「勤怠管理」とも呼ばれます。適正な就業管理をすることは、過重労働や残業代未払いなどのリスクを減らすために重要ですが、管理の方法は企業や事業所によってさまざまです。いくつもある就業管理方法の中で、今回は就業管理をクラウド化することのメリットについてご紹介します。

就業管理は従業員の勤務状況を把握すること

就業管理は、従業員の出退勤時間や欠勤、休暇の取得状況などを把握することです。従業員の賃金や、残業代の計算などは、就業管理の情報をもとに行われます。適正な就業管理を行うことは、従業員に正しい賃金を支払うためにも重要です。

不適正な就業管理はトラブルの元

就業管理を適正に行わないと、賃金の計算があやふやになるだけでなく、従業員が会社の就業規則を守っているか、法律に違反しない労働時間で働いているかもわからなくなります。

それでなくとも労働時間には、労働か休憩か判断しづらいグレーゾーンがあります。不適正な就業管理は、残業代未払いや、過重労働といったトラブルが起こる原因となります。そのまま放置していると、従業員の精神を傷つけたり、最悪のケースでは過労死や自殺を招いたりする恐れもあります。こうした事態を未然に防ぐためにも、就業管理を適正に実施することが必要です。

就業管理をクラウド化すればコスト削減が見込める

就業管理のやり方には、タイムカードや出勤簿を用いたものやExcelで管理する方法など、いくつかの手段があります。その中から、クラウド型の就業管理システムを選択するメリットのひとつは、コストパフォーマンスの高さです。クラウド型の就業管理システムは、データを自動で蓄積し集計ができます。リアルタイムで就業管理の把握ができれば、労働時間オーバーの早期発見や、従業員のメンタルケアにもつながるでしょう。また、スマートフォンやパソコンから出退勤を入力できるものもあるので、不正打刻の心配も減ります。就業管理をクラウド化することで、結果的に全体の作業の効率化や、手間やコストの削減が期待できるのです。

一方で出勤簿やタイムカードなどを用いる方法はオーソドックスですが、毎月の締め日ごとにデータを回収し、集計する手間がかかります。また、就業管理を把握するタイミングにタイムラグが生じるため、規定の労働時間を超えていても発見が遅れやすいのです。

就業管理をクラウド化することで無駄な労働時間を減らせる

就業管理のクラウド化は、無駄な労働時間を削減できるというメリットもあります。労働時間は、会社の命令に従って従業員が仕事をする、自由がきかない時間です。労働時間には上限があり、超えた分は時間外労働として判断されます。しかし、実際には時間外労働に該当するかしないかは判断が難しい部分があります。たとえば始業前の作業準備や、終業後の整理整頓、接待などのケースです。それぞれ具体的な会社側からの命令があれば労働時間と判断できますが、従業員が自主的に必要性を感じ、準備や残業を行っていることもあります。

こうしたグレーゾーンを極力避けるため、就業管理をクラウド化し、時間外の労働については事前申請・許可制にします。そうすれば、接待の手待ち時間のためだけに会社に残ることや、明日でいい仕事を今日しようとするなど、無駄な労働時間を防ぐ効果が期待できます。労働時間がクリアになれば、勤務状況の把握も明確化し、業務内容の改善にもつながることでしょう。

労働時間の改善については、厚生労働省も「職場意識改善助成金」という形で後押しをしています。「職場意識改善助成金」は労務管理用ソフトウェアの導入・更新、労務管理用機器の導入・更新などを行った場合、かかった費用の一部について助成が受けられるというものです。

業務改善のきっかけに就業管理のクラウド化を

就業管理は従業員の勤務状況を把握し、適正な賃金を支払うために重要な記録です。管理業務の作業効率をあげるには、クラウド型の就業管理システムの導入が有効な手段です。就業管理のクラウド化は、労働時間をより明確にし、無駄の削減・業務の効率化が期待できます。正確な就業管理を行うことで、適正な労働時間へと導き、よりよい労働環境にもつながるのではないでしょうか。