はじめに
企業の人事や総務にとって、従業員の働き方や労働環境を適切に管理することは非常に重要な課題です。その中でも、勤怠管理と労務管理は、日常的に行われる業務の一部であり、従業員の働きやすさや企業のコンプライアンスに直結します。しかし、これら2つの管理業務の違いを明確に理解していないと、適切な管理が難しくなり、労働環境の最適化が実現しません。
本記事では、勤怠管理と労務管理の基本概要を解説した上で、その違いを明らかにします。また、システム化のメリットや導入時の注意点についても詳しく解説。企業の効率化や法令遵守に役立つ情報を提供します。初心者でも分かりやすく理解できる内容になっていますので、ぜひ参考にしてください。

第1章: 基本的な役割と範囲の理解から始める管理業務

1-1: 勤怠管理とは？

勤怠管理は、従業員の出退勤時間や労働時間を記録・管理する業務です。出勤時間、退勤時間、休憩時間、残業時間、休日出勤など、労働時間に関わる情報を記録します。この情報は給与計算の基礎データとしても活用され、適切な労働時間管理は、企業のコンプライアンスの観点からも非常に重要です。勤怠管理の不備は、従業員の労働環境に影響を与えるだけでなく、労働基準法に抵触するリスクを生じさせます。従来の勤怠管理は、タイムカードや紙の出勤簿を用いるのが一般的でした。しかし、近年はクラウド型の勤怠管理システムが普及し、スマートフォンアプリやパソコンを使って出退勤を記録するケースが増えています。

1-2: 労務管理とは？

労務管理は、従業員の労働条件や雇用に関する全般的な業務を指します。賃金、労働時間、福利厚生、健康管理、社会保険の手続きなど、広範な業務が含まれます。労務管理は、従業員の雇用契約に基づき、働く環境を整備することを目的とします。労働基準法や社会保険制度に基づく対応が求められるため、企業は法令に準拠した適切な労務管理を行わなければなりません。

労務管理には、従業員の勤怠情報を元にした賃金計算や、有給休暇の管理、就業規則の整備などが含まれます。企業のコンプライアンスや従業員の働きやすさに直結するため、適切な労務管理が不可欠です。

第2章: 両者の違いを明確にするポイントとは？

2-1: 管理対象と範囲の違い

勤怠管理と労務管理は、管理対象と範囲において大きな違いがあります。勤怠管理は、主に従業員の労働時間に焦点を当て、日々の出退勤や残業時間、休暇の取得状況などを記録・管理します。一方、労務管理は、勤怠管理を含めた従業員全体の雇用環境に関する業務全般を管理対象とします。労働契約の締結や就業規則の整備、給与計算、社会保険の手続き、労働者の安全衛生など、多岐にわたります。

勤怠管理が労働時間の記録に特化しているのに対し、労務管理は従業員の雇用全般をサポートする広範な業務を担当します。勤怠管理は労務管理の一部であり、適切な労務管理を行うためには、まず正確な勤怠管理が不可欠です。

2-2: 目的の違い

勤怠管理の目的は、主に労働時間の把握と給与計算のためです。従業員が働いた時間を正確に記録し、給与計算の基礎データとすることで、適切な賃金の支払いと労働基準法の遵守を実現します。また、勤怠管理は、過重労働の防止や休暇取得状況の把握にも役立ちます。

一方、労務管理の目的は、従業員の働きやすい環境を整え、法令に基づいた労働条件の提供を行うことです。労務管理では、給与・福 利厚生の適切な提供、労働時間や休暇の管理、適切な労働条件の維持・更新など、従業員が安心して働ける環境づくりが重視されます。

第3章: システム化による勤怠管理の効率化

3-1: 作業効率の向上

勤怠管理をシステム化することで、作業効率が大幅に向上するメリットがあります。従来の紙ベースや手入力の勤怠管理では、出退勤記録の確認や計算作業に多くの時間がかかりますが、システム化をおこなうことで、出退勤の自動記録、残業時間の集計、有給休暇の管理などがワンクリックで出来るため、管理者の業務負担軽減に繋がります。リアルタイムで勤怠情報を確認できるため、勤務状況を迅速に把握し、適切な労働時間管理を行うことが可能です。特に多くの従業員を抱える企業では、システム化によって一元管理が実現し、業務効率の向上が期待されます。

3-2: 人為的ミスの削減

勤怠管理をシステム化すると、人為的なミスを削減できます。手動で行う勤怠記録や計算では、入力ミスや計算違いが発生しやすく、誤った給与計算や労働時間の過少・過多申告のリスクが伴います。システム化により、出退勤の記録や時間外労働の計算が自動化され、正確なデータを基にした勤怠管理が可能となります。システム化された勤怠管理では、法令に基づいたアラート機能を搭載している場合が多く、残業時間の上限超過や休暇取得漏れなどのリスクを未然に防止します。

第4章: 労務管理システム導入で得られる利点とは？

4-1: 法令遵守の強化

労務管理をシステム化することで、法令遵守の強化が期待できます。労働基準法や社会保険関連の法令は頻繁に改正されるため、最新の規則に対応した労務管理が求められます。システム化された労務管理は、法令改正に対応したアップデート機能を備えており、常に適切な労務手続きを行うことが可能です。給与計算や社会保険の手続きもシステムで自動化されるため、コンプライアンスを強化し、違法な労働条件の提供や過誤を防ぐことができるため、企業は法令遵守のリスクを軽減し、従業員からの信頼を高めることができます。

4-2: 従業員情報の一元管理

労務管理システムでは、従業員情報を一元的に管理できます。従業員の基本情報から、労働条件、給与データ、健康診断結果、有給休暇の取得状況まで、様々な情報を一括で管理できるため、必要な情報を迅速に確認できます。特に、従業員数が多い企業では、情報の分散管理が煩雑になりがちですが、システム化により効率的な管理が実現でき、データの蓄積が可能となり、長期的な労務戦略の立案にも活用できるため、離職率の分析や人材育成計画の策定にデータを活用することで、企業全体の労務環境の最適化を図ることができます。

第5章: システム導入時の注意点と選定基準

5-1: 適切なシステムの選定基準

勤怠管理や労務管理のシステム化を進める際、最も重要なのが適切なシステムの選定です。企業ごとに従業員の規模や労働環境、就業規則などが異なるため、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが不可欠です。勤怠管理システムの場合、出退勤記録の自動化、残業時間の集計、シフト管理、休暇の申請・承認など、自社の勤務形態に適した機能が備わっているかをチェックします。労務管理システムについては、給与計算や社会保険手続き、従業員情報の一元管理、法令遵守のアラート機能など、労務関連業務をカバーできる機能があるかを確認します。

次に、システムの操作性やユーザーインターフェースも選定基準に含めるべきです。多くの従業員が利用するため、直感的でわかりやすい操作性が求められます。操作が複雑だと、導入に時間がかかり、従業員に負担を強いることになりかねません。

最後に、セキュリティ対策も確認しましょう。勤怠データや労務情報は個人情報に含まれるため、データの漏えいや不正アクセスを防ぐためのセキュリティ機能が充実しているシステムを選ぶことが重要です。クラウド型システムの場合、データの暗号化やアクセス制限などが確保されているかを確認します。

5-2: 導入後の運用体制の整備

システム導入後、スムーズに運用を行うための運用体制の整備も不可欠です。まず、システムの導入にあたって、管理者や担当者に対する操作研修を行い、システムの使い方を徹底的に学んでもらうことで、導入初期のトラブルを最小限に抑えられます。従業員に対しても、新たな勤怠管理や労務管理の仕組みについて理解を深めてもらうための説明会やマニュアルの配布を行い、全社的に周知徹底を図ることが重要です。在宅勤務やフレックスタイム制を導入している企業では、システムの使い方や新たなルールを明確に示すことで、従業員が安心して働ける環境を整備します。

また、システムの運用状況を定期的にモニタリングし、改善点を洗い出すプロセスを組み込むと良いでしょう。システムの利用実態を把握し、問題が発生した際には速やかに対応できるような体制を整えておくことが、システム化の成功に直結します。

第6章: 成功事例から見るシステム化のメリット

6-1: 勤怠管理システム導入の成功事例

ある大手製造業企業では、従業員数が数千人に上るため、紙ベースでの勤怠管理ではミスが多発し、給与計算に大きな労力を割いていました。そこで、クラウド型の勤怠管理システムを導入し、従業員がスマートフォンやPCからリアルタイムで出退勤を記録できるようにしました。残業時間の自動集計や休暇申請のオンライン承認などの機能があり、給与計算にかかる作業時間を大幅に短縮しました。また、労働時間がリアルタイムで可視化されるため、各部門の管理者は従業員の労働時間を適切に監視し、過重労働の防止に役立てられるので、勤怠データの正確性が向上し、給与計算ミスの減少や業務効率化を達成しました。従業員の働きやすさと企業のコンプライアンスの両立が図られ、労働環境の改善につながっています。

6-2: 労務管理システム導入の成功事例

中小企業のとあるIT企業では、労務管理の担当者が1名しかおらず、手作業での給与計算や社会保険手続きに多くの時間を費やしていました。そこで、労務管理システムを導入することで、給与計算や社会保険の手続きを自動化し、業務効率を向上させました。
導入後、給与計算にかかる時間が半分以下になり、担当者は他の人事業務にリソースを割くことができるようになり、システムの自動アップデート機能により、法令改正に即座に対応でき、コンプライアンスリスクの軽減にも成功しています。

第7章: 未来を見据えた労務・勤怠管理の展望

7-1: テクノロジーの進化による管理の自動化

今後、AIやIoT、ビッグデータなどのテクノロジーの進化により、勤怠管理と労務管理はさらに自動化が進むと考えられます。AIを活用した労働時間の最適化や、IoTデバイスを使った出退勤の自動記録、ビッグデータを活用した従業員の働き方分析など、最新技術による管理業務の効率化が期待されます。AIによる労働時間の予測や最適化は、労働時間の長期的な分析や、適切なシフトの組み方に役立ちます。従業員の健康管理や生産性の向上にも寄与し、労務環境全体の最適化に貢献するでしょう。

7-2: デジタル化がもたらす働き方改革

勤怠管理と労務管理のデジタル化により、働き方改革が一層進むことが期待されます。テレワークの普及やフレックスタイム制の導入など、多様な働き方をサポートするためのシステムが重要な役割を果たします。従業員は、自身の勤務状況をデジタルで簡単に確認・申請できるようになるため、労働時間の適正管理が容易になります。企業側もデジタル化により、従業員の勤務状況をリアルタイムで把握し、適切な労働環境を提供できるようになるため、ワークライフバランスの向上や人材の多様性の確保が実現し、企業の持続的な成長につながるでしょう。

まとめ
勤怠管理と労務管理は、従業員の働きやすさや企業のコンプライアンスに直結する重要な業務です。勤怠管理は主に労働時間の記録と給与計算に焦点を当て、労務管理は従業員の雇用全般をサポートする広範な業務を含みます。両者を正しく理解し、システム化することで、作業効率の向上、人為的ミスの削減、法令遵守の強化が期待できます。

システム化を進める際には、適切なシステムの選定や導入後の運用体制の整備が必要です。クロスキャット株式会社が提供する勤怠管理システム「CC-BizMate」やデータ分析フレームワーク「CC-Dash」は、企業の労務管理における課題を解決するための最適なソリューションです。成功事例から学び、自社に最適なシステムを導入することで、労務環境の改善と従業員の満足度向上を実現できます。

さらに、クロスキャットはAIやIoTなどの最新技術を活用したシステムインテグレーション（SI）を提供しており、勤怠管理と労務管理の自動化が今後も進むと期待されています。これにより、企業は働き方改革を推進し、効率的かつ柔軟な労働環境を整えることができるでしょう。

企業が持続的な成長を目指すために、勤怠管理と労務管理のシステム化を積極的に取り入れ、従業員の働きやすさと生産性向上に努めることが求められます。

監修者名：社会保険労務士・行政書士オフィスウィング　板羽愛由実

無料トライアル・資料請求
お気軽にお申込み下さい。

使ってみて考える
30日間無料体験お申し込み まずは機能を知りたい
資料請求お申し込み

お電話でのお問い合わせ
03-3474-5201
受付時間／平日9：00〜18：00