新型コロナウイルス対策や働き方改革の推進により、テレワークは多くの企業で定着しつつあります。しかし、オフィスに出社しない働き方では、従業員の労働時間を正確に把握することが困難になるという課題が浮上しています。本記事では、テレワーク環境における勤怠管理の課題と解決策、具体的な手法について詳しく解説します。

テレワークで勤怠管理が求められる背景

テレワークの普及に伴い、勤怠管理の方法が見直されはじめています。離れた場所で働く従業員の労働時間を適正に管理することは、法令遵守だけでなく、従業員の健康管理や公正な人事評価のためにも不可欠な要素となっています。

働き方改革とテレワークの普及

働き方改革関連法の施行や新型コロナウイルスの感染拡大を契機として、日本企業でもテレワークの導入が急速に進みました。通勤時間の削減や柔軟な働き方の実現により、従業員のワークライフバランス向上が期待される一方、オフィス勤務とは異なる管理上の課題も明らかになっています。

従業員の働きぶりが直接見えないテレワーク環境では、労働時間の把握が困難になります。上司が部下の勤務状況を目視で確認できないため、誰がいつ働いているのかを正確に把握する仕組みが必要です。

企業に課せられた労働時間管理の法的責務

企業には労働基準法により、従業員の労働時間を適正に把握し管理する義務が課せられています。この義務はテレワークであっても変わらず、厚生労働省のガイドラインでも明確に示されています。

労働安全衛生法の観点からも、長時間労働の抑制や従業員の健康確保は事業者の責任です。テレワーク実施時においても、これらの法的義務を遵守し、適切な勤怠管理を行うことが求められます。労使トラブルの防止や生産性向上のためにも、勤怠管理の仕組みを整備することは重要な経営課題といえるでしょう。

テレワーク特有の勤怠管理課題

テレワークには多くのメリットがある一方で、勤怠管理においては従来のオフィス勤務では発生しなかった課題が生じています。これらの課題を理解し、適切に対処することが成功の鍵となります。

オフィス勤務と異なる管理上の困難

テレワーク最大の課題は、上司が従業員の勤務状況を直接確認できないことです。オフィスであれば席に座っているかどうかで出勤状況を把握できましたが、在宅勤務ではそれができません。

自己申告制にすると、悪意がなくとも打刻を忘れてしまうケースが発生します。また極端な場合、実際の勤務時間とは異なる虚偽の申告が行われる可能性も否定できません。業務プロセスが見えないため、成果以外の勤務態度を評価することも難しくなります。特に定量化しにくいバックオフィス業務では、評価基準が曖昧になりがちです。

長時間労働やコミュニケーション不足のリスク

自宅で仕事をすると、オンとオフの境界が曖昧になりやすいという問題があります。本人も気づかないうちに長時間労働になってしまうケースが少なくありません。実際に残業しているにもかかわらず、それが申告されないサービス残業が発生する恐れもあります。テレワークでは通常勤務と比べて長時間労働になりやすいという調査結果も複数報告されており、この課題は看過できません。

顔を合わせる機会が減ることで、雑談や気軽な報告の機会も失われます。その結果、チームの連携が希薄になったり、相互理解が不足したりする懸念があります。進捗や勤務状況が不透明だと、上司が不安になって頻繁に連絡をとり、かえって通常業務の妨げになるケースも報告されています。

タイムカードや出勤簿の限界

従来から多くの企業で利用されてきたタイムカードや出勤簿は、比較的低コストで導入しやすい反面、テレワークには十分に対応できません。タイムカードを使った勤怠管理では、オフィスに出社してタイムレコーダーに打刻する必要があるため、在宅勤務では物理的に利用不可能です。

紙の出勤簿も同様に、オフィスでの運用を前提としているため、テレワーク環境では機能しません。集計時のミスも起こりやすく、法律改正への対応も煩雑になります。打刻漏れや不正打刻を防ぐ観点からも、十分な管理方法とはいえません。

自己申告の問題点

始業・終業を上司への電話やメールで報告する方法もありますが、対象となる社員それぞれについて上司が毎日2回の報告を確認しなければならず、管理者に大きな負担がかかります。社員数が多い組織では、この負担は無視できないレベルになるでしょう。

Excelで自己申告の勤怠表を提出させる運用も広く見られますが、社員の申告に完全に依存するため、打刻忘れや虚偽申告が起こる可能性があります。結局、上司や管理者が毎日内容をチェックする必要が生じ、本末転倒な状況になりかねません。

テレワークに適した勤怠管理の手法

テレワーク環境に適した勤怠管理を実現するには、従来の方法を見直し、新しいツールやシステムの導入を検討する必要があります。ここでは、実際に多くの企業で採用されている手法を紹介します。

始業・終業報告によるシンプルな管理

テレワーク社員が毎朝の始業時と終業時に、直属の上司へ電話やメールで連絡する方法は、最もシンプルで導入しやすい手法です。Microsoft TeamsやSlackなどのビジネスチャットツールを活用し、専用チャンネルに「業務開始します」「業務終了しました」と投稿してもらう運用も増えています。

既存のコミュニケーションツールを使うため、特別な初期投資が不要で、すぐに始められる点が大きなメリットです。特にチャットを利用する場合、チーム内のコミュニケーション活性化にもつながり、孤立感の解消にも効果があります。

ただし、毎日2回、社員ごとの報告を上司が確認・管理しなければならず、管理者側の負担は決して小さくありません。また、この方法だけでは客観的な記録として不十分であり、改ざんも防げないため、他の方法と組み合わせて運用することが推奨されます。

クラウド勤怠管理システムの活用

クラウド型の勤怠管理システムは、テレワーク環境に最も適した解決策といえます。従業員がPCやスマートフォンからワンクリックで出退勤を打刻でき、そのデータは即座にクラウドへ集積され、管理者がリアルタイムで確認できる仕組みです。

打刻時刻が自動で記録され、改ざんが困難なため、労働時間の客観的記録として高い信頼性があります。これは労働基準法上の要件を満たす管理手法として認められています。勤怠データの集計が自動化されるため、人事労務担当者の業務負担が大幅に軽減されるでしょう。

残業時間のアラート機能、各種申請のワークフロー、給与計算ソフトとの連携など、機能も豊富です。多くのシステムは法改正にもアップデートで対応するため、時間外労働の上限規制や年次有給休暇の取得義務など、最新の法制度に沿った運用が可能になります。

代表的なシステムとしては、KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理、ジンジャー勤怠、freee勤怠管理、マネーフォワード クラウド勤怠などがあり、それぞれ特徴や料金体系が異なります。自社の規模や勤務形態に合わせて、最適なものを選択することが重要です。

PCログを活用した客観的記録

社員のPCの稼働ログを取得・分析して勤怠管理に役立てる方法もあります。専用のログ収集ソフトウェアを各PCにインストールしておけば、誰が何時にPCを起動・終了したか、どの時間帯に操作が行われていたかが自動で記録されます。

打刻忘れが防げる上、実際の業務時間に近いデータを客観的に取得できる点がメリットです。本人の申告に頼らず自動で記録されるため、改ざんも困難です。一部のツールでは、取得したログを分析して働きすぎの社員を検知するなど、長時間労働の抑止にも活用できます。

一方で、PCを使わない業務には対応できないという課題があります。電話対応やWeb会議中、外出時の営業活動などはログに残らないため、これらの時間をどう把握するか、あらかじめルールを決めておく必要があります。例えば「Web会議中は専用のステータスをONにする」「外出時はスケジュールに登録する」といった補完策が考えられます。

また、PC操作の監視にはプライバシー侵害の懸念もあります。ログ取得の目的や範囲を事前に従業員へ丁寧に説明し、同意を得ておくことが不可欠です。従業員に「常に見張られている」と感じさせない配慮も重要でしょう。

スマホアプリによる打刻管理

スマートフォンで出退勤の打刻ができるモバイルアプリも、テレワーク勤怠管理の選択肢の一つです。スマホさえあれば初期費用ゼロで手軽に始められ、各自のスマホが打刻端末となるため、従業員側の操作も簡単です。

無料で利用できるアプリとしては、Smaregiの「TIME CARD」があります。従業員30名までは無料で利用でき、パスコード認証や写真撮影、GPS取得といった不正防止機能も備えています。Android向けの「タイムカード」、iOS/Android対応の「勤務ろぐFree」なども、シフト制への対応や勤務時間の自動計算機能を持っています。

ただし、無料アプリの場合、勤怠データを集約・管理する仕組みが限られており、最終的には管理者が各人の記録を回収してExcelなどに転記する必要が生じる場合があります。サポート体制や機能面でも制約があるため、組織の成長に伴い有料のクラウド勤怠システムへの移行を検討すべきでしょう。

Excelでテレワークの勤怠管理を行う場合の注意点

テレワーク導入当初、コストを抑えるためにExcelで勤怠管理を行う中小企業も少なくありません。既存のツールを活用できる手軽さがある一方で、いくつかの重要な注意点があります。

Excel管理のメリットとデメリット

オンライン上にはビズオーシャン（書式の王様）やMicrosoft Officeテンプレートなど、勤怠管理用のExcelフォーマットが多数公開されています。既にPCにExcelがインストールされていれば初期費用ゼロで始められ、自社の勤務形態や就業規則に合わせて項目や計算式を柔軟にカスタマイズできる点が最大のメリットです。

基本的な勤怠表であれば、出勤時間・休憩時間・退勤時間・実労働時間を列に並べ、数式を設定すれば各日の勤務時間が自動計算されます。多くの従業員や管理者にとって馴染みのあるツールなので、操作研修もほとんど必要ありません。

一方で、従業員一人ひとりの出退勤時刻をすべて手入力する必要があり、人数が多いほど集計作業に膨大な時間がかかります。手入力のため、入力ミスや計算ミス、入力漏れが発生しやすく、勤怠データに誤りがあると給与計算のトラブルにつながる危険性があります。

2019年の働き方改革関連法施行により、時間外労働の上限規制や有給休暇5日の取得義務化が導入されました。Excel管理では、各社員の月間残業時間や有休取得日数を手動でチェックしなければならず、見落としのリスクが高まります。

客観性を担保するための工夫

Excelは手軽に編集できる反面、運用によっては「誰でも後から書き換えできてしまう」状態になりがちです。その場合、第三者から見て「記録の信頼性が十分とはいえない」という評価を受ける可能性があります。厚生労働省のガイドラインでは、労働時間の確認方法について「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と明記されています。

Excelで管理を継続する場合は、自己申告の勤怠時間とPCのログオン・ログオフ時刻を定期的に照合し、著しい差異がないか確認する対策が必要です。社内システムのアクセス記録なども活用し、必要に応じて本人にヒアリングを行い、実際の労働時間に即した修正を行います。

また、在宅勤務中の中抜け（私用外出）や休憩の取得ルールをあらかじめ就業規則に定め、Excel記入の際もそれに従うよう周知することで、後々のトラブルを防げます。「中抜け時は上長の許可を得て、該当時間を休憩として記録する」といったルール化が有効です。

システム移行のタイミング

近年、従来のExcelや紙の勤怠管理を見直し、客観性の高いシステムへの移行が強く推奨されています。働き方改革関連法に伴い、厚生労働省も事実上、客観的記録を基礎とする方法への切り替えを企業に求めています。

Excelによる勤怠管理にこだわり続けた結果、実際の労働時間を十分に把握できず、長時間労働の放置などの法令違反に至ると、企業として大きなリスクを抱えることになります。労働基準監督署による是正勧告や、場合によっては罰則の対象となる可能性もあります。

Excel管理はあくまで応急措置やコスト削減策と割り切り、早い段階でクラウド勤怠システムの導入を検討すべきです。勤怠管理業務を効率化し、法令遵守を徹底するには、最終的にはシステム化が不可欠といえます。

テレワーク勤怠管理を成功させる実践ポイント

テレワーク環境での勤怠管理を成功させるには、ツールの導入だけでなく、運用面での工夫も重要です。従業員の健康管理や生産性向上を実現するためのポイントを押さえておきましょう。

勤務状況の見える化とコミュニケーション

テレワークではコミュニケーション不足に陥りがちで、組織の一体感が損なわれたり、情報共有の遅れが生じたりする懸念があります。離れていてもお互いの勤務状況が見える状態を作る工夫が求められます。

チームごとに常時接続のZoomやMicrosoft Teams会議室を用意し、勤務時間中はビデオをONにしておく運用を採用する企業もあります。画面越しでも人の気配が感じられ、雑談やちょっとした相談もしやすくなり、孤独感の解消や迅速なコミュニケーションに効果的です。

SlackやTeams上に「#出勤報告」チャンネルを設け、始業時に「おはようございます。本日開始します」、終業時に「本日の業務を終了します」と投稿してもらう運用も一般的になっています。離席や中抜け時はステータスを「離席中」に変更するなど、リアルタイムでの状況共有が可能です。

ただし、勤怠管理のためとはいえ、過度な監視は避けるべきです。PC画面の定期的なキャプチャやWebカメラでの常時録画といった行為は、プライバシー侵害に当たり、従業員に大きなストレスを与えます。テレワーク下では、自己管理能力に優れた人材を信頼して任せる姿勢が大切です。

長時間労働の防止策

テレワークでは仕事とプライベートの境界が曖昧になり、長時間労働になりがちです。勤怠システムの残業アラート機能を活用し、週や月の残業時間が一定時間を超えそうな社員を自動通知することで、上長が早めに面談や業務調整を行えるようにします。

残業上限を超過すると罰則のリスクがあるだけでなく、従業員の健康を害する恐れもあります。勤怠データを分析し、特定の人に業務が集中していないか、人手不足で無理が生じていないかを定期的に確認することも重要です。長時間労働が常態化している場合は、業務分担の見直しや人員配置の変更を検討すべきでしょう。

在宅勤務者には定期的に安否確認や健康状態のヒアリングを行います。チャットでの朝夕の声掛けや、週1回のオンライン1on1面談でメンタル面のケアをする企業も増えています。テレワーク下では運動不足やストレスが蓄積しやすいため、会社としてケアする姿勢を示すことが大切です。

適切な人事評価の実現

テレワーク時代には、評価制度の見直しも必要です。対面での勤務時は上司が部下の努力過程も含めて評価できましたが、リモート環境では成果に注目せざるを得ない面があります。

単にアウトプットだけで評価すると、長期的な成長やチームワークが軽視される恐れがあります。「規定時間内にしっかり働き、チームに貢献したか」といったプロセス面も含めて総合的に評価する仕組みを維持することが望ましいでしょう。

事務職や企画職など、成果が数値化しづらい職種では特に工夫が必要です。上司がこまめにコミュニケーションを取って勤務態度や工夫を把握し、定期的な1on1面談や進捗報告会を通じて評価材料を蓄積していくことが重要になります。評価が不透明だと従業員のエンゲージメントが下がるため、客観的なデータに基づいた公平な評価を心がけましょう。

テレワーク時代の勤怠管理まとめ

テレワーク下での勤怠管理は、企業の人事担当者にとって大きなチャレンジです。しかし、適切なルール整備とツール活用により、この課題は十分に乗り越えられます。

日本の労働関連法では、テレワークであっても企業は労働者の労働時間を適正に把握・管理する責任を負います。これは単なる法的義務ではなく、従業員の健康を守り、公正な評価を行い、生産性を向上させるための基盤といえるでしょう。

中小企業では人的リソースが限られるため、効率的な勤怠管理の仕組みが求められます。導入初期はExcelや無料アプリなどの低コスト手段でスタートすることも可能ですが、長期的な視点ではクラウド勤怠管理システムの導入が望ましい選択です。

クラウド化により、勤怠管理の精度と効率は飛躍的に向上します。テレワーク環境下でもコンプライアンスを維持しながら、柔軟で生産的な働き方を実現できるでしょう。自社の状況に合った勤怠管理手法を選択し、従業員の健康管理と組織の持続的な成長につなげていくことが重要です。

監修者名：社会保険労務士・行政書士オフィスウィング　板羽愛由実

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