意外に安価で導入しやすい!?クラウド型勤怠管理システムのメリットとは

勤怠管理

記事公開日：2017年8月13日
記事更新日：2022年6月13日

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意外に安価で導入しやすい!?クラウド型勤怠管理システムのメリットとは

勤怠管理は労務における重要業務のひとつですが、従来の方法では限界もあります。今回はそうした面で大きな助けとなる、クラウド型勤怠管理システムのメリットをご紹介します。システム導入と聞くと大がかりな作業が必要というイメージもあるかもしれませんが、実際にはクラウド型のシステムは、意外と簡単なのです。

クラウドだからいつでもどこでも

社員は、始業・終業時刻の入力はもちろん、各種予定・実績・申請などの入力も、主に現在使用しているパソコンから行います。スマートフォンや携帯電話からの入力も可能で、いずれも即時システムに反映されます。外出先からも利用できることで、各種申請に時間を取られるといった無駄が省けるのです。使用者も承認を即時に行うことができますので、業務の効率化につながります。

また、システム導入というと高額な専用機器の購入が必要、という心配が出てくるかもしれません。しかし、クラウド型勤怠管理システムのよいところはハードウェアの設置が必要ないこと。現在お使いのブラウザや携帯電話で動作するソフトウェアと考えるとよいでしょう。システムにはインターネット経由でアクセスするので、事務所・工場・販売所など複数の拠点で同一のシステムを使用することができます。クラウド型のシステムは、初期投資を抑えながら行える、費用対効果の高い勤怠管理方法なのです。

コスト削減が可能

従来の勤怠管理方法では、始業・終業の時刻だけしか取得できないことがほとんどです。その場合、効率的なコスト管理を行うのは容易ではありません。各社員が、どのプロジェクトの、どの作業を、どのくらいしていたかを把握することができないからです。
では、クラウド型勤怠管理システムを用いた場合はどうでしょうか。各プロジェクト別、作業内容別、個人別に勤務予定時間、実績をつかむことが可能です。しかも、リアルタイムで把握できるのです。その詳細なデータによって即時に対策を練ることができ、コスト削減につながります。さらにポイントなのが、タイムカード、Excelシートなどの集計作業がなくなること。担当者の負担は大幅に軽減されることになり、結果的に人件費の削減にもなるのです。

社員の残業抑制にも活用可能

勤怠管理における一番の困りごとは、なんといっても時間外労働の抑制に関することでしょう。「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」が、厚生労働省から発表されています。

労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置

ガイドラインには「使用者は、労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、これを記録すること」とあります。そのために用いる方法は2種類あり、ひとつは「使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること」、もうひとつは「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」です。一見簡単そうですが、実際にはいくつかの問題点が浮かんできます。

社員数が多く、事業所が複数ある会社も少なくありません。そのような場合、「使用者が自ら現認することにより確認する」というのは、大変難しいこととなるでしょう。また、Excelに始業・終業時刻を各社員が入力している場合、客観的な記録とはならない可能性があります。よって、パソコンの使用時間といったものを調べる必要性が出てくるかもしれません。企業の規模によってはその作業は膨大になりかねないのです。

勤怠管理システム使用の場合

クラウド型勤怠管理システムを使っていた場合はどうでしょう。各社員が、始業・終業時刻はもちろんのこと、勤務予定や実績を入力すると、即時システムに反映されます。使用者がそれを確認して承認する、ということが簡単にできるシステムです。「使用者が講ずべき措置」の第一歩が可能になるでしょう。また、社員別の、勤務予定・実績との差異といった従来よりも詳細なデータが即時に集計・表示されるようになります。例えば、一部の社員に負荷が集中している、という情報がタイムリーに得られれば、すぐに対策をとることが可能となり、残業時間の抑制につながるのです。

助成金の支給対象

昨今よく話題になる「働き方改革」ですが、厚生労働省もさまざまな取り組みをしています。そのひとつが職場意識改善助成金です。このなかの職場環境改善コースにおいて、労務管理用ソフトウェアの導入・更新は、支給対象になっています。ほかにも勤務間インターバル導入コースの場合は、労務管理用ソフトウェアの導入・更新といった、支給対象となる取り組みの際、実施に要した費用の一部が助成金として支給されます。

手軽で効率化に役立つシステム

クラウド型勤怠管理システムの導入は、それほど難しくありません。専用機器を購入する必要もないため、従来よりも投資を抑えることができます。また、勤怠データは詳細なものであり、リアルタイムで使用者が利用することも可能です。コスト削減や、残業時間の抑制などに大いに活用できるでしょう。よりよい勤怠管理に、システムを使用することは多くのメリットがあります。タイミングとして厚生労働省からの助成金も上手に活用していきたいですね。