勤怠管理システムを導入時の注意ポイントとは?

働き方改革 / 工数管理 / 勤怠管理


勤怠データは、労務管理の基礎となるものです。労働諸法令で求められる時間や自社の労働時間制にあわせたデータを正確にリアルタイムで把握し、集計することで自社の課題に気づけるような取り方ができなければなりません。勤怠管理システムを導入する際には、このような課題をクリアできるかの観点でシステムを選定することが大切です。

労基法・労働安全衛生法で求められる管理すべき労働時間とは
働き方改革関連法の施行で、長時間労働に対する上限規制が明確にされ、厚労省は、毎年「過重労働解消キャンペーン」で、以下の項目について重点的に監督指導を実施しています。

 ◇時間外・休日労働が36協定の範囲内か
 ◇賃金不払い残業がないか
 ◇不適切な労働時間管理をしていないか
 ◇長時間労働者への医師による面接指導等、健康確保措置が確実になされているか
 
 この確認事項のすべての項目が、労働時間管理にかかわるものです。適切な労働時間管理は企業として取り組まなければならない重要課題であることは間違いありません。
労働時間をリアルタイムで把握し、36協定超えや、長時間労働になる前に労働者本人と残業を承認する上司、法令や36協定に抵触しないかをチェックする人事労務担当者に対し、予め自社で定めた閾値でアラートが出て注意喚起できるようなシステムであれば理想的であると言えます。具体的に管理すべき時間数は図1のようになります。


 
 適切な時間管理を行うことで、客観的な分析のための数値が得られます。その数値をもとに長時間労働対策に結び付けることができます。
 1年、1ヵ月、1日の時間帯ごとの業務の繁閑に合わせ、人員配置を見直す、労働者ごとの年次有給休暇の計画的付与を取り入れる等の対策も考えられます。

人事労務担当者の業務効率化につながり、従業員が使いやすいシステムとは
勤怠管理システムは、従業員が毎日使うものであると同時に、人事労務担当者は、毎月給与計算に利用するデータを集計する重要なものです。従業員にとって分かりにくい、システムであれば、打刻・申請の漏れが発生し、結果的に人事労務担当者の確認作業に時間がかかってしまうだけでなく、時間が経過することにより、データの正確性も損なわれることにもつながってしまいます。
従業員にとって、UIが直感的に操作できる分かりやすいシステムであること、人事労務担当者が給与計算で必要な数値(労働時間、労働時間制(原則・変形)による時間外労働時間、有給休暇の日数(時間数)と年5日の取得の把握、特別休暇の日数、看護・介護休暇の時間数、休職日数等)が正しく簡単に集計できることが、勤怠管理システムを導入・選定するポイントになります。
また、テレワーク(在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務)を導入していれば、それに対応した打刻ができることも必要になります。自社の状況にあわせて打刻方法についても確認しておきましょう。

勤怠管理システムは労務管理の基礎となる重要なデータを把握するものです。労基法・労働安全衛生法に抵触する前にリアルタイムで労働時間を把握し、かつ人事労務担当者の業務効率化につながるシステムを選定していきましょう。

気になった記事をシェアしよう!