業務効率化だけでなく働きやすい職場にも繋がる「工数管理」を知ろう

働き方改革 / 工数管理


 近年、業務効率化や生産性向上に繋がると注目されているのが「工数管理」です。元々はシステム開発など特定の業種にて導入されることが多かったものの、働き方改革が進む中で、業種・業界を問わず広まってきています。そのため、工数管理をどのように行うのかは知っておきたいものです。
 そこで今回は、工数管理と勤怠管理の違いやメリットから、労務管理にどう活かせるのかまで、工数管理の様々なポイントを解説していきます。

工数管理と勤怠管理の違いとは

 「工数」とは、ある業務を終わらせるための業務量のことです。「その業務を終わらせるまでにかかる時間×人数」で算出され、この数値を管理することを「工数管理」と呼びます。要は、どの業務にどれだけかかるか・かかったかの管理です。予定工数と実績工数を定期的に照らし合わせることで、各メンバーの業務負荷や各工程にかかった工数が可視化されるため、業務効率化や人員の最適化などがより早い段階で行えます。また、実績工数を記録しておくことで、類似業務の工数見積もりが出しやすくなったり、その業務の振り返りにも使えます。
 工数管理によりどの業務にどの程度の工数がかかっているかを把握できるため、業務効率化や生産性向上に繋がることが期待され、昨今の働き方改革の中でも業種・業界を問わず注目されています。

 一方、「勤怠管理」とは働いた時間数や日数の管理を指します。いつ、何時から何時まで働いたのかを管理することが目的のため、働いた日時にどの業務をどれだけ実施したかは管理しません。

 「勤怠管理」は労働基準法や労働安全衛生法でも定められている会社の義務ですが、「工数管理」は特段法律などで義務付けられてはいません。しかし、工数管理と勤怠管理のこの2つを組み合わせることで、業務効率化、生産性向上が見込めるのです。(詳細は後述します。)

工数管理の第一歩、業務の棚卸のポイントとは

 工数管理は、ただ実績だけを管理するのではなく、予定と実績を定期的に比較することで大きなメリットを発揮します。そのため、まずは業務の予定工数を出すことが重要です。そして、予定を出すための最初の一歩は、どれだけの業務があるのかを把握すること、つまり、業務の棚卸です。そこでここからは、棚卸の際のポイントを紹介していきます。

<現在の業務を洗い出す>
 棚卸のために必要なことは、現在抱えている業務を洗い出すことです。まずは個人単位で現在抱えている業務を洗い出してもらうのがよいでしょう。ここで気をつけたいポイントは、全員で業務の粒度を揃えることです。例えば、Aさんが「請求書作成」「上長への確認依頼」「請求書発送」と3つ出した業務を、Bさんは「請求書発行」と1つの業務としてまとめてしまっていると、かかる工数に認識の相違が出てしまいます。そのため、まずは業務をできるだけ細かく出してもらい、それを後々取捨選択やグルーピングをしていく方が、全員の認識を合わせて進めることができます。事前に、大項目・中項目・小項目のように、ある程度一定の粒度で洗い出せるような枠組みを作り、それをもとに洗い出してもらうようにすると個人で洗い出す業務の粒度も揃いやすくなります。
 個人で業務を洗い出し終わったら、それを持ち寄って複数人で確認します。チームで工数管理をしたいのならチームメンバー全員で、部門を超えたプロジェクトで工数管理をしたいのならそのプロジェクトメンバー全員で認識を合わせていくのが良いでしょう。
 メンバー全員での確認時は、個人で棚卸した業務の名称や粒度の統一、抜け漏れや重複しているものがないかを検討します。それができたら業務ごとに、何人かかるのか、どのくらいの時間かかるか、前後関係のある業務は何かなどをまとめていきます。

<棚卸した業務を見直す>
 棚卸した業務がまとまったら(あるいはまとめながら)、その中に実は不要な業務がないかなどを見直していきます。業務の要否だけでなく、人員の入れ替えや増減、業務順序の変更などで効率化できるものがあるか、システム化できるものがあるか、他部門と共通で実施することで工数削減ができるものがあるかなども検討すると良いでしょう。
 業務の棚卸をしてみると、意外と多いのが打ち合わせの時間です。本当に必要な出席者は誰か、本当にこの打ち合わせが必要なのかなど、この機に見直すとそれだけでも業務効率化になることもあります。「業務の棚卸」というと実際に手を動かす業務が頭に浮かぶ方も多いと思いますが、打ち合わせの時間も忘れずに棚卸しましょう。

 業務の棚卸ができて工数の見積もりが立てられれば、あとはその業務を実行し、実際にかかった工数を予定工数と定期的に照らし合わせながら、業務のスケジュールや人員配置の軌道修正をしていくことになります。

工数管理の具体的な方法とは

 工数管理は、メンバーそれぞれに日々の工数を提出してもらうことで行います。
 工数管理は工数の把握が目的ではなく、その情報を用いることで、業務改善等を行うことが目的です。そのためには、どれだけ正しい工数情報を取得できるかが重要になります。曖昧な数字を取得したのでは、正しい分析や予実比較はできません。
 工数管理の具体的な方法を検討するときに重要なのは、メンバーそれぞれが工数を負荷なく申告できること、申告された工数を他のメンバーや上長が閲覧できること、です。一般的には、Excelか専用のシステムに入力することでこれを実現しています。以降では、Excelとシステムそれぞれのメリット・デメリットを紹介します。

<Excel>
 Excelを用いるメリットは、導入費用がかからない点と、多くの人が抵抗なく使える点でしょう。Excelは工数管理以外の業務でも用いられるものですから、システムに抵抗がある方でも、あまり抵抗なく使い始められます。
 デメリットは、共有がしにくい点、初めにフォーマットを作成しなければいけない点です。前述の通り、工数管理はその進捗を分析したり予実比較することで効力を発揮します。そのため、情報はできるだけリアルタイムに確認できることが望ましいです。Excelはあくまで表計算のソフトですから、複数人で共有することに特化はしていません。また、1つのファイルを共有していると、保存ミスやファイルの削除等で他のメンバーの情報に影響を及ぼしてしまう可能性も否定できません。また、工数管理のためのフォーマットを作成しなければいけない点にハードルの高さを感じる方もいるかもしれません。ただしこちらは、インターネット検索をすれば雛形ダウンロードができるページもありますので、こういったものを利用するのも1つの方法です。

<システム>
 システムを使用するメリットは、進捗管理やデータ分析がしやすい点、同時入力がしやすい点です。工数管理の機能を有しているシステムでは、入力された工数から自動的に進捗状況をグラフ化してくれたり、他のシステムへ連携できるものもあります。当然、入力されたものはリアルタイムで閲覧できますので、スピード感のある判断にも繋がります。
 一方でデメリットは、導入コストがかかる点、慣れるまでに時間を要する点、でしょう。とはいえ、システム利用に積極的な方ばかりであれば、システムへの慣れは大きなデメリットではありません。また、安価で機能も複雑ではないものもありますので、導入したいチームないしは会社全体のITリテラシーや、費用対効果がどのくらいかを十分見極め、複数システムを検討した上で導入を決定することを推奨します。

さて、工数管理の実践は、以下のとおり様々な効果をもたらします。

効果1:業務が可視化されることでチームの働き方改革を実現

<可視化だけでも業務効率化ができる>
 誰がどのタイミングでどの業務をしているのかが見えるだけでも、業務効率化に繋がる傾向にあります。このままだと業務に遅延が出る、逆に早めることができる、などが明確に見えるので、遅れている工程への人員増員やスケジュールの見直しなどがすぐにできます。つまり、全員の時間を効率的に使うことができるのです。また、工数の見える化は、個人の生産性を全員で把握することにもなるため、個人のモチベーションや生産性の向上にも繋がります。

<俗人化の防止と引継ぎの効率化ができる>
 誰がどれだけの業務を割り当てられていてどんな状態かが共有できるため、俗人化の防止に繋がります。業務の状態がわかっていると、育児・介護・治療などとの両立もしやすくなったり、異動時の引継ぎもスムーズに行えます。

<働きやすさにも繋がる>
 育児・介護・治療などとの両立に限らず、業務予定や現在の全体進捗が見えていると、休暇取得や残業の有無など、自分の働き方の調整もしやすくなります。このとき、休暇取得予定が共有できていれば、それを考慮したスケジュール管理や業務の組み換え、人員変更などもできるようになります。

<個人で日々の生産性を意識してもらえる>
 勤怠も工数も、毎日データを入力することで精度が上がります。1週間分まとめての入力よりも、日々入力した方が精密な数字になることは、皆さんも想像に難くないことでしょう。
 毎日の工数および勤怠の入力は、日々の自身の生産性を把握することにもなります。日々の労働時間と何にどれくらい時間を要したのかの把握により、自身の業務の見直しができ、個人レベルでの業務効率化も見込めます。

 そのためには、現在行っている日々の勤怠入力とセットで工数入力もしてもらうという仕組み作りが必要です。工数管理をしたことのない会社では、社員からすれば面倒な業務が増えるだけになり、工数入力が定着しないこともあります。そのようなケースでは、工数管理がなぜ必要か、入力したデータがどう使われていくのかを、社員に前もってしっかりと説明すると良いでしょう。また、勤怠と工数をそれぞれ別のファイルやツールで入力してもらうのではなく、入力の負担が少しでも減るようなツールの選定や運用ができると、日々の工数入力も定着しやすいです。

効果2:工数管理の連携により会社の人材戦略にも繋がる

 先ほどまでは、工数管理をするチームやプロジェクト、個人でのメリットを紹介しましたが、工数管理のデータを全社で活用することもできます。

 例えば、毎回決まって特定の工程でスケジュールが押していることが数値に出ていれば、その工程に必要なスキルが社内で足りていないことがわかります。そうなれば、そのスキル習得のための研修実施や、そのスキルを持った人員の採用など、社内の経営戦略としての研修や採用に繋げられます。
また、工数管理により忙しいチームとそうでないチームが見えれば、部門を超えた配置転換なども検討できます。社内の人材の最適化により、全社での部門最適化や業務効率化が見込めます。個人の生産性もわかってくるので、今後の人員計画や育成計画も立てやすくなるかもしれません。
 また、スケジュールのひっ迫などが可視化できると、36協定の時間数を超える社員がいないかを前もって把握できたり、長時間労働に伴う産業医面談などに繋げるなど、社員の健康管理に先手を打って対応することも可能です。
このように、工数管理は現場レベルの業務効率化だけでなく、会社全体の業務効率化や最適化にも繋げることができます。

 工数管理を全社的に取り入れるのもよいですが、まずはテストケースとして、どこか1つのチームなど小さなところから取り入れてみるものよいでしょう。ミニマムに始めて試行錯誤しながら、徐々に全社に広げていくと、よりスムーズに工数管理を導入できます。
 「働き方改革」という言葉はよく聞くが結局どうしていいかわからない、という声もよく耳にします。社内制度の整備などの全社的な対応からしていくことも良いですが、まずは現場レベルの働き方改革の一環として、工数管理を活用していただければと思います。

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