勤怠管理とは？人事・総務における必要性や目的、効率化の方法をわかりやすく解説
勤怠管理
企業の人事・総務を担当するうえで勤怠管理の業務は関わることが多いです。
しかし、そもそも勤怠管理とはどのような意味なのか、またなぜ必要なのかしっかりと理解できていない方も多いのではないでしょうか。
この記事では、勤怠管理について、その定義や目的、具体的な方法について詳しく解説します。
勤怠管理とは
そもそも勤怠管理とはどのように定義されているのでしょうか。
ここでは、勤怠管理の概要について、以下の4項目に分けて解説します。
・勤怠管理とは「労働時間」と「休憩時間」の管理
・勤怠管理の対象
・勤怠管理の目的
・勤怠管理が求められる理由
勤怠管理とは「労働時間」と「休憩時間」の管理
そもそも勤怠管理とは「労働時間と休憩時間の管理」を意味します。
これは労働基準法第108条にもとづいて使用者（企業や事業所）に課せられた義務です。
具体的には、タイムカードやICカードなどの勤怠管理システムを利用し、始業から終業までの時刻・時間外労働・有給休暇取得の状況などを記録してチェックを行います。
勤怠管理や出勤管理についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もお読みください。
勤怠管理の対象
勤怠管理の対象となるのは、労働基準法における労働時間の規定が適用されるすべての事業です。
一般的な企業や会社は、ほとんどが規定の対象となります。
例外となるのは、農業・水産業などです。
農業や水産業は、天候によって業務状況が変動する点などを踏まえて、労働基準法41条によって勤怠管理の適用外とされています。
また、対象となる従業員は、対象となる事業に従事するすべての労働者です。
これは厚生労働省が定める『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』に記載されています。
一部例外となる業務もありますが、労働時間の管理そのものは必要となるため、勤怠管理を把握できる措置は取っておきましょう。
勤怠管理の目的
勤怠管理の目的は、企業が労働者の労働時間を把握することです。
これは労働安全衛生法第66条8の3により企業の義務となっており、具体的には下記の項目を把握してく必要があります。
| 勤怠管理 | 出勤・退勤時間、労働時間、休憩時間など |
| 残業管理 | 時間外労働時間、休日労働時間、深夜労働時間など |
| 休暇管理 | 有給休暇、代休、特別休暇など |
とくに残業時間や有給休暇は労働基準法により細かく上限や日数が定められているため、それらの法令を順守するよう適切な管理が必要です。
もし違反してしまうと、罰金などの罰則が課せられる場合もあります。
このように勤怠管理は、労働者が働く時間を正しく管理し、定められた法令を順守することが目的となっているのです。
勤怠管理が求められる理由
勤怠管理の目的は、企業が労働者の労働時間を把握することです。
これは労働安全衛生法第66条8の3により企業の義務となっており、具体的には下記の項目を把握してく必要があります。
勤怠管理が求められる理由は、正しい労働時間を把握することで従業員を守るためです。
正しい勤怠管理は適正な賃金の支払いにつながるだけではなく、過剰労働の早期発見や防止効果が生まれ、従業員の健康維持やひいては法令遵守にも結び付きます。
勤怠管理を行うことは、使用者に与えられた責任であり、義務です。
労働基準法第108条には勤怠管理について以下のように定められています。
使用者は、事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省命令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない
また、厚生労働省の『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』でも使用者の義務について以下のとおり言及されています。
使用者は労働時間を適正に把握するなど、労働時間を適切に管理する責務を有している
このように、従業員の勤務時間を法令に基づいて正しく管理して従業員を守ることが、勤怠管理が求められる理由です。
勤怠管理の定義
勤怠管理の定義は「労働時間と休憩時間の管理」です。
それでは「労働時間」「休憩時間」とはどのように定義されているのでしょうか。
ここでは、それぞれの内容について詳しく解説します。
労働基準法における労働時間の定義
労働時間は、厚生労働省のガイドラインによれば以下のように定義されています。
労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間
言い換えると、企業や事業所などから命じられた仕事をするために、自由に過ごせない時間ということです。
これには法律によって決められたルールがあり、労働者が拘束された時間が労働時間にあたるかどうかや、同じ労働時間であっても時間外や休憩などに該当しないかどうかを正しく把握することが求められます。
たとえば、労働時間には法律で定められた「法定労働時間」があります。
労働基準法で定められている法定労働時間は「休憩時間を除いて1日8時間、1週間で40時間」です。
一方で、それぞれの企業や事業所には「所定労働時間」があります。
就業規則によって決められた「始業から終業までの拘束時間から休憩時間を除いた労働時間」のことです。
企業や事業所によっては、1カ月単位で法定労働時間を超えないようにする「変形労働時間制」を導入している場合もあります。
ほかにもさまざまな規定があり、法定労働時間を超えたり、法律で定められた休日に労働したりした場合は「時間外労働」や「休日労働」、労働が深夜におよぶ場合は「深夜労働」です。
時間外労働や休日労働は原則禁止ですが、労働者と使用者とが書面による協定（通称「36協定」）を事業所の管轄の労働基準監督署に届け出た場合に限り、例外的に認められます。こうして行われた時間外労働や休日労働、深夜労働に対しては、使用者の割増賃金の支払いが必要です。
36協定についてより詳しく知りたい方はこちらの記事もお読みください。
労働基準法における休憩時間の定義
休憩時間は労働基準法により以下のとおり定められています。
労働時間が6時間を超える場合少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間を労働時間の途中に与えること
ただし、労使協定がある場合や運輸交通業または郵便など、一部の職業に従事する場合はこの限りではありません。
また、休憩時間は一斉に与えられなければならないとされていますが、先のような一部の事業ではこの条件についても適用除外となっています。
さらに「使用者は休憩時間を自由に利用させなければならない」とも定められていますが、警察官や消防吏員、常勤の消防団員および児童自立支援施設に勤務する職員で児童と起居を共にするなどの職業に従事する場合も適用されません。
ただし、実際の勤務においては「労働時間なのか、休憩時間なのか」があいまいなグレーゾーンが生じることもあります。
たとえば、就業時間外の研修や、使用者の指示によって行った学習時間は労働時間に該当するのか、などはよく起こる問題でしょう。
このような労働時間か、休憩時間かの判断は、厚労省のガイドラインによると以下のように記載されています。
使用者の明示または黙示の指示により、労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たる
労働時間・休憩時間・拘束時間のいずれに当たるかを考えると、就業時間外の研修の場合は、参加することが業務上義務付けられている研修であれば労働時間に該当すると考えられます。
また、命令ではなくとも業務上必要な研修で、欠席すれば査定などの面で不利益をこうむる場合や、使用者の指示によって業務に必要な学習を行っていた時間は、労働時間に当たる可能性が高いです。
労働時間のグレーゾーンも、勤怠管理によって適正に把握し判断することで、従業員に対し適正な賃金を支払うことにつながります。
勤怠管理の方法
具体的に勤怠管理をするにはどのような方法が考えられるのでしょうか。
勤怠管理の方法は企業や事業所によってさまざまですが、近年では専用の勤怠管理システムが導入されるケースも多いです。
ここでは、一般的に利用されることの多い以下4つの勤怠管理方法について詳しく解説します。
・タイムカードによる管理
・Excel（エクセル）による管理
・出勤簿による管理
・勤怠管理システムによる管理
タイムカードによる管理
タイムカードによる管理では、出退勤などのタイミングで従業員ごとのカードをタイムレコーダーに挿入して勤怠時間を記録します。
使い方がわかりやすいため誰でも簡単に使用できる点や、導入コスト・運用コストが低い点がメリットです。
しかし一方で、タイムカードによる勤怠管理方法では、定期的に記録に間違いがないかチェックすることが求められます。
「遅れそうだから代わりにタイムカードを押しておいて」という不正打刻や、タイムカードを押すまでのロス時間が発生する可能性があるためです。
タイムカードによる管理ではこのような記録の確認を行なうため、勤怠管理を担当する従業員の負担が増えることになります。
企業や事業所の規模が大きければ、チェックだけで膨大な作業になってしまうでしょう。
このように、タイムカードは昔から利用されているシンプルな勤怠管理方法ですが、従業員負担の大きさも目立ちます。
法改正による時間外労働の上限規制導入など、いわゆる「働き方改革」の実現が話題となっているなかで、働き方を変える第一歩としてタイムカードを卒業することから始めてみるのも一つの手です。
タイムカードからの脱却についてより詳しく知りたい方はこちらの記事もお読みください。
関連記事：タイムカードが原因だった!?生産性向上が難しい「働き方改革」はまずここから！
Excel（エクセル）による管理
Excelはさまざまなデータをわかりやすく管理でき、設定によって自動計算・自動入力なども行えます。
そのため、残業時間の計算なども含め、従業員の勤務状況を把握することに利用できるツールです。
Excelで勤務管理・残業時間を計算する大きなメリットは、その手軽さが挙げられます。
Excelは通常の業務でもよく利用されるツールであるため、多くの従業員が基本操作を知っていることが多いです。
出退勤の管理や労働時間、残業時間の計算であれば簡単な入力だけで行なえ、インターネットで探せば計算式の入った無料のテンプレートも簡単に手に入ります。
ただし一方で、Excelを使って残業時間の計算をするデメリットもあります。
たとえば、Excelの計算エラーが原因で残業時間分の未払いが発生してしまうケースです。算出した残業代にズレが出てしまうと、従業員による労働基準監督署への駆け込みや、刑事罰といった深刻なトラブルへと発展するリスクがあります。
Excelを勤怠管理に利用する際は、計算式やマクロの誤りなどに十分注意する必要があります。
Excelによる勤怠管理についてより詳しく知りたい方はこちらの記事もお読みください。
いよいよExcelも限界!?「働き方改革」でリスクが上がるExcelの勤怠管理
出勤簿による管理
企業や事業所によっては、出勤簿による管理を行っている場合もあります。
タイムカードやExcelのように専用の機器・ソフトウェアなどを導入する必要がなく、柔軟に運用できる点が出勤簿管理の利点です。
出勤簿による管理では、自己申告制による勤怠時間を出勤簿に記録を付け、把握するという方法が多くなっています。
ただし、自己申告性による勤怠管理は、厚生労働省の『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』に厳しく規定が記載されている点に注意が必要です。
具体的には、以下のような措置が求められます。
・ガイドラインを踏まえた正しい記録・適切な自己申告について周知する
・自己申告の内容と実際の労働時間を確認し、補正を行なう
・残業の理由などについて説明が正しく行われているか確認する
・自己申告できる時間外労働の時間数に上限を設ける
・法定外労働時間や時間外労働時間の上限を超えていないか確認する
ガイドラインによる管理規定は厳しく、自己申告・手作業に頼った出勤簿管理では、勤怠管理を正しく行なうことは難しいのが現状です。
出勤簿による管理を行なう場合は、従業員が申告するすべての労働時間が本当に必要な労働時間だったかを、正確に判断できる仕組みを整えましょう。
勤怠管理システムによる管理
近年では、勤怠管理システムを利用して勤怠管理を行なう企業が増えています。
勤怠管理システムとは、勤怠管理に必要な入力・計算などを行ってくれるシステムです。
タイムカードやExcel、出勤簿による管理では、それぞれのデメリットがあります。
とくに、集計作業でミスが発生してしまったり、不正な打刻や自己申告を行ってしまったり、法改正への対応が困難だったりする点は大きな課題です。
そこで、勤怠管理を専門に行なうシステムを導入することでこれらの問題を解消できます。
また、出退勤データを人員配置などに活用して業務効率化を図れるのも大きなメリットです。
勤怠管理システムは、その種類によってさまざまな機能・導入タイプがあるため、自社に適したものを比較検討してみましょう。
勤怠管理システムについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
勤怠管理システムのメリット
勤怠管理システムの導入は、従来の勤怠管理の課題を解決する大きな助けとなります。
ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて大きく以下3点について見ていきましょう。
・厳密な勤怠管理ができる
・勤怠管理のコストを削減できる
・法的リスクを軽減できる
メリット①：厳密な勤怠管理ができる
勤怠管理システムは、従業員の出退勤時間を厳密に管理できるのが特徴です。
従来のタイムカードでは集計のタイミングで、Excelや出勤簿では申告・入力のタイミングで不正やミスが発生してしまう可能性がありました。
しかし、勤怠管理システムはICカードや生体認証を利用することで不正やミスを減らすことが可能です。
また、従業員の時間外労働時間や有給休暇など、厳密な管理が必要な数値も自動で計算してくれる製品もあります。
これらの数値は手作業で計算するには煩雑で、誤りがあると法的な問題につながる可能性もあるため、自動計算できる点は大きなメリットといえるでしょう。
このように、正確な数値が求められる勤怠管理において、専用のシステムを採用することはさまざまな恩恵があるのです。
メリット②：勤怠管理のコストを削減できる
勤怠管理システムは、勤怠管理のコストを削減できるという側面があります。
勤怠管理は、勤務時間の打刻だけでなく、休憩時間・残業時間・有給休暇や代休の残数など、計算・管理する数値が多いです。
そのため、人事や総務の業務負担を減らすためにも、勤怠管理システムが役立ちます。
給与計算システムと連携可能な製品を選ぶことで、人事関連の業務工数をさらに削減することも可能です。
また、勤怠管理システムを利用する従業員にも恩恵があります。
スマートフォンなど携帯端末で打刻ができたり、いつでも自身の労働時間・有給残数などを確認できたりするため、テレワークや出張などでオフィスへ行かない場合もスムーズな利用が可能です。
このように、勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理の煩わしさを解消し、コスト削減につなげられるようになります。
メリット③：法的リスクを軽減できる
勤怠管理システムを利用すると、法的リスクの軽減にもつながります。
勤怠管理にはさまざまな法律が絡んでいるため、法的に正しい対応ができているかどうかは専門家でないと分かりづらい側面があります。
勤怠管理システムを利用することで、法律に引っかかる残業時間の超過や有給休暇の未消化などに適切な対処が可能です。
たとえば36協定の順守など、定期的に確認が必要な項目にはアラートを設定することで確認漏れを防げます。
また、法改正に素早く対応できるのも大きなメリットです。
労働基準法など、勤怠に関わる法律は適宜改正されており、守られなかった際の罰則なども厳しくなってきている部分があります。
これらの法改正に適切に対応するには、常に法律関連のニュースにアンテナを立て、改正の際は専門家の意見を聞くなど、大きな負担が発生するでしょう。
しかし、勤怠管理システムではこのような法改正にアップデートなどで自動対応してくれる場合も多いです。
これらの法的リスクを減らし、コンプライアンス順守を進めていくためにも、勤怠管理システムの導入は大きく役立ちます。
勤怠管理システムの導入タイプ
勤怠管理システムには、その導入方法によっていくつかのタイプがあります。
ここでは、大きく以下3つのタイプに分けて、それぞれの特徴を比較していきましょう。
・クラウドタイプ
・オンプレミスタイプ
・タイムレコーダータイプ
勤怠管理システムの選び方についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事もお読みください。
関連記事：3つの導入タイプから選ぶ｜勤怠管理システム徹底比較
タイプ①：クラウドタイプ
クラウドタイプの勤怠管理システムでは、インターネット上にあるサーバで動作するシステムを利用します。
クラウドタイプはインターネットがあればいつでもどこでも入力や承認ができる点が大きな特徴です。
また、スマートフォンやパソコンなどの端末で利用できるため、専用の機器を導入する必要もなく、初期投資をおさえられます。
運用コストも利用人数に応じた課金体系が多く、使いたいときに使う分だけ利用することが可能です。
さらに、「働き方改革」の一環として認められ、助成金の対象になる場合もあります。
「IT導入補助金」や「働き方改革推進支援助成金」といった助成金があるため、それぞれ自社に要件が適用できるか確認してみてはいかがでしょうか。
代表的なクラウドタイプの勤怠管理システムには以下のようなものがあります。
・CC-BizMate(シー・シー・ビズメイト)
・KING OF TIME(キングオブタイム)
・jinjer(ジンジャー)勤怠
・JOBCAN(ジョブカン)勤怠
・CLOUZA(クラウザ)
クラウド型の勤怠管理システムについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
関連記事：意外に安価で導入しやすい!?クラウド型勤怠管理システムのメリットとは
タイプ②：オンプレミスタイプ
オンプレミスタイプは、自社に設置したサーバーで動作する勤怠管理システムです。
自社サーバーに接続することで、Webブラウザや専用のアプリケーションを通じて操作できます。
オンプレミスタイプの最大のメリットは、自社内のクローズした環境で運用できるため、セキュリティ性が高い点です。
また、データが自社のサーバーに入っているため、インターネット回線の障害にも強くなっています。
ただし、自社でサーバーを運用しなければならないことから、導入費用・維持コストはほかのタイプよりも大きいです。
また、管理する人数の増加などに柔軟に対応することが難しい点もデメリットとなっています。
代表的なオンプレミスタイプの勤怠管理システムには以下のようなものがあります。
・リシテア
・TimePro-XG就業
タイプ③：タイムレコーダータイプ
タイムレコーダータイプとは、専用のタイムレコーダー端末にICカードをかざして打刻するタイプの勤怠管理システムです。
パソコンの操作が苦手な方でも安心して使えるため、まずは紙のタイムカードから卒業したい企業におすすめできます。
ICカードは社員証と併用することで不正な打刻を防止でき、集計データをパソコンに取り込める製品も多いです。
ただし、打刻は基本的に遠隔で行なえないため、テレワークや出張などで勤務場所が変わることの多い企業には向いていないため注意しましょう。
代表的なタイムレコーダータイプの勤怠管理システムには以下のようなものがあります。
・Touch On Time(タッチオンタイム)
・Teletime α(テレタイムアルファ)
まとめ
勤怠管理は人事・総務にとって負担がかかるものですが、正しく行われなかった場合の法的リスクも大きい重要なものです。
また、従業員の勤務時間を適切に管理して過重労働などから守るためにも勤怠管理は欠かせません。
勤怠管理を低コストで適切に実施するためにも、勤怠管理システムの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
・労務リスクを軽減し、働き方改革を実現したい
・集計作業や給与計算の効率化によるコスト削減を実現したい
・入コストが安い勤怠管理システムを探している
このような課題をお持ちの方は、ぜひCC-BizMateの導入をご検討ください。
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