きちんと備えられていますか？ 年次有給休暇管理簿の作成・保存義務について
働き方改革
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きちんと備えられていますか？年次有給休暇管理簿の作成・保存義務について
年次有給休暇管理簿の作成・保存が義務に
労働基準法の改正により、2019年4月から全ての企業において、10日以上の年次有給休暇が付与される労働者に対して年5日の年次有給休暇を労働者に取得させることが義務となります。
年次有給休暇は原則として、労働者が請求する時季に与えることとされていますが、職場への配慮やためらい等の理由から取得率が低調な状況で年次有給休暇の取得促進が課題になっていることから、新たに使用者の時季指定による取得について規定されました。
年次有給休暇については、年次有給休暇管理簿の作成・保存についても以下の通り義務となります。
| 年次有給休暇管理簿（新労基法則第24条の7及び第55条の2関係）
使用者は、新労基法第39条第5項から第7項までの規定により年次有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日（第一基準日及び第二基準日を含む。）を労働者ごとに明らかにした書類（年次有給休暇管理簿）を作成し、当該年次有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間保存しなければならない。 |
これまでの年次有給休暇の管理は、主に前年からの繰越し日数も含めた残日数について行われてきました。
しかし、残日数の管理では労働者が何日取得したのかが分からないため、個々の労働者に確実に5日を取得させる日数での管理が義務付けられたのです。
年次有給休暇管理簿とは？
年次有給休暇管理簿には以下の3点を盛り込んで作成することが求められています。
①基準日
年次有給休暇の基準日を記載します。
例えば、入社1年目については法定通り半年後に10日以上の年次有給休暇を付与し、翌年度以降は全社的に起算日を統一するため、例えば4/1に年次有給休暇を付与するというような基準日が2つ存在する場合には、基準日を2つ記載する必要があります。
②取得日数
基準日から1年以内の期間における年次有給休暇取得日数を記載します。
前述のように基準日が2つ存在する場合には、1つ目の基準日から2つ目の基準日の1年後までの期間における取得日数を記載する必要があります。
管理簿に記載すべき「日数」としては、労働者が自ら請求し取得したもの・使用者が時季を指定し取得したもの、または計画的付与により取得したものに関わらず実際に労働者が年次有給休暇を取得した日数（半日単位で取得した回数及び時間単位で取得した時間数を含む。）を記載する必要があります。
この取得日数が5日に満たなかった場合に、罰則の対象となります。（30万円以下の罰金。対象労働者1人につき1罪として扱われる。）
③取得した日付
年次有給休暇を実際に取得した日付について記載します。
年次有給休暇管理簿はいつから・どんなものを作成する必要があるのか？
年次有給休暇管理簿については、法定の年次有給休暇が付与されるすべての労働者について2019年4月1日以後の最初の基準日から作成する必要があります。
基準日よりも前に10労働日の年次有給休暇のうち一部を前倒して付与しているような分割付与の場合については、年次有給休暇の付与日数や取得状況を適切に管理する観点から、最初に分割付与された日から年次有給休暇管理簿を作成する必要があります。
年次有給休暇管理簿は、労働者名簿や賃金台帳とあわせて作成することも可能です。
また、必要な時にいつでも出力できるのであれば、システム上で管理することも差し支えありません。
タイムリーな取得管理や取得状況の把握という観点から考えると、勤怠管理システムの活用が便利だといえるだろう。
尚、勤怠管理システムの制約上、年次有給休暇の基準日・取得日数及び取得した日付を同じ帳票で出力できないとしても、年次有給休暇の基準日・取得日数及び取得した日付が記載されたそれぞれの帳票を必要に応じて都度出力できるものであれば、年次有給休暇管理簿を作成したものと認められるとされています。
派遣労働者についての義務はどちらにあるのか
派遣労働者については、派遣元・派遣先のどちらで年次有給休暇の時季指定や年次有給休暇管理簿の作成を行えばよいかという点ですが、派遣労働者については「派遣元」で年次有給休暇の時季指定や年次有給休暇管理簿の作成を行います。
ただ、特に派遣労働者については一般の労働者よりも職場への配慮やためらい、遠慮などから年次有給休暇の取得が進まない可能性も考えられます。派遣先においても取得しやすい風土の醸成や普段からの情報連携が重要だといえるだろう。
出向者についての義務はどちらにあるのか
在籍出向の場合は、出向元・出向先のどちらで年次有給休暇の時季指定や年次有給休暇管理簿の作成を行えばよいかという点について、出向元・出向先、出向労働者三者間の取り決めによります。
基準日及び出向元で取得した年次有給休暇の日数を、出向先の使用者が指定すべき５日から控除するかどうかについても取り決めによることになります。
移籍出向の場合は、出向先との間にのみ労働契約関係があることから、出向先において年次有給休暇の時季指定や年次有給休暇管理簿の作成を行う必要があります。
尚、この場合原則として出向先において新たに基準日が特定されることとなり、また出向元で取得した年次有給休暇の日数を出向先の使用者が指定すべき5日から控除することはできません。
管理監督者についても管理の必要があることに注意！
年5日の年次有給休暇の取得について、改めて確認をしておきたいのが、「年次有給休暇が10日以上付与される労働者」すべてが対象になるということです。この対象労働者には有期雇用の労働者のほか、管理監督者も含まれます。
そのため管理監督者についても他の労働者と同様に、年次有給休暇管理簿によって取得日数を管理する必要がありますのでご注意ください。
あわせて作成しておきたい年次有給休暇取得計画表
年次有給休暇管理簿のように法律で義務付けられているものではありませんが、労働者が上司や同僚に気兼ねなく年次有給休暇を取得するため、年次有給休暇取得計画表を作成しておくことをお勧めします。
確実に、そしてより多く年次有給休暇を取得するためには計画的に取得することが重要です。「年度別」や「四半期別」、「月別」などの期間で個人ごとの年次有給休暇取得計画表を作成し年次有給休暇の取得予定を“見える化”することにより、職場内においてあらかじめ業務調整を行い、無理のない年次有給休暇の取得につながることが期待できます。
年次有給休暇取得計画表は基準日にその年の分を作成することが重要です。Excelなどでシンプルに作成してよいと考えます。
尚、年間の予定は時季が遅くなればなるほど当初の想定とは異なることもあるため、年間の計画表だけでなく四半期別や月別の計画表を用意することで、予定変更や業務都合に対応したより細やかな調整が可能となりますので、月別などの計画表も作成しておくこと。
法律が施行されてから約3か月が経過しましたが、年次有給休暇の取得状況はいかがでしょうか？
企業全体の年次有給休暇取得率がいくら高くても、対象労働者のうちたった1人でも年5日取得できていない労働者がいると法違反が発生することに注意が必要です。
年次有給休暇管理簿を正しく作成、運用することにより確実な取得の管理を行いましょう。
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- あすそら社会保険労務士事務所 大野 知美
- 大学卒業後、大手印刷企業、IT企業等を経て、独立。 現在は顧問先企業の人事労務相談等の他、東京商工会議所や東京都社会保険労務士会、大学等を中心に様々なテーマで講演を行っている。 また、自身の事務所業務以外にも、「東京しごと財団委託 働き方改革巡回コンサルタント」や「東京商工会議所 健康経営アドバイザー研修企画WG」、「東京都社会保険労務士会 健康企業育成WG」など、働き方改革や健康経営推進のための活動に従事している。